John Moen. Foto: Erik Burås – Studio B13

Innlegg: Codex X12 - Kostnadssprekk og konflikter skyldes ofte utydelig definerte prosjekter

Hva er konsekvensene av å gjennomføre byggeprosjekter uten en fungerende prosjektmodell – en modell som er styrende for gjennomføringen og kontrollerende for resultatet? Vi ser nærmere på fasene i et prosjekt, kronologisk oppbygget i prosjektmodellen Codex X12.

Innlegg av:

John R. Moen
BAdigital

De viktige fasene i en prosjektmodell

La oss starte med et par eksempler:

Mange prosjektmodeller tar ikke med det utløsende behovet, det som leder frem til bestilling og oppstart av et prosjekt. Dette vil kunne gi en uklar bestilling, noe som kan føre til at det utvikles bygg med ikke-optimale løsninger for bestiller og bruker eller at feil bygg bygges.

Utløsende behov og bestillingen er omhandlet i fasene X1-X3 nedenfor.

En annen kjent problemstilling er at tidligfase i prosjekter er utydelig definert, noe som fører til manglende avklaringer inn mot detaljprosjekteringen. Det fører videre til manglede underlag for produksjon på byggeplass og hos leverandør. Denne problemstillingen er forløperen til et stort antall av de juridiske konfliktene i bransjen.

Tidligfase i prosjekter er omhandlet i fasene X4-X8 nedenfor.

Prosjektmodellens hovedfaser
Ser vi nærmere på strukturen i en prosjektmodell vil det være naturlig å dele denne opp i en hovedinndeling og deretter i underliggende faser som i kronologisk rekkefølge tar for seg alle hovedtemaer i et prosjekt.

Hovedinndeling deles inn i følgende fire deler:
A. Innledende del, den som leder frem til hovedprosjektet.

B. Tidligfase prosjekt (forprosjektet).

C. Produksjonsfasen for produktet.

D. Garanti – gevinstrealisering – FDVU.

Hovedinndelingen samstemmer med eier av fasen. Første og siste del tilhører virksomheten. Første del er før tidligfase prosjekt er besluttet iverksatt. Siste del er etter at virksomheten har tatt over/tatt i bruk bygget.

Tidligfase prosjekt og produksjonsfasen tilhører prosjekteier eventuelt fordelt på henholdsvis prosjekteier tidligfase og produksjon.

Codex X12 kan nyttes innen mange ulike bransjer. I denne beskrivelsen rettes den mot bygg.

Den viktige innledende delen
Innledende del (A) har tre faser (X1-X3).

X1: Den første fasen definerer «Utløsende behov eller virksomhetsbehovet». Dette kan være i form av et behov for en modernisering av infrastruktur eller som følge av nye strategier eller markedsplaner.

Et slikt behov kan være en ny produksjonskapasitet med tilhørende behov for lokaler.

X2: Den andre fasen er «Mulighetsstudie & alternativanalyse for konsept». Vi ser her på ulike muligheter for å svare ut utløsende behov. Disse mulighetene kan være i form av å kjøpe inn aktuell vare og tjeneste (outsourcing), eller med en egenproduksjon som krever leie, kjøpe, bygge om eller å realisere et nytt bygg.

I offentlige prosjekter (over 700 mill.) omfatter denne fasen først KVU (Konsekvensvalg utredning) og deretter KS1 (Kvalitetssikring-1 som er en kontroll av KVU utredningen).

Prosjektmodellen Codex X12

X3: Den tredje fasen er «Rammer og føringer for prosjektet». Denne fasen skal definere hva som er bestillingen til prosjektet.

Det kan omfatte krav til virksomhetsmål og gevinster, design og uttrykk - og ikke minst til kostnadsrammer, fremdrift og gjennomføringsstrategi. Dette kan være krav til teknologi nivå, energi og bærekraftmål, krav til virksomhetsutvikling og tjenestedesign for å fremme fremtidsrettede løsninger, mv.

Fasen leder frem til et underlag for en beslutning om oppstart av prosjektet. For offentlige prosjekter (over 700 mill.) har finansdepartementet stilt krav til en slik fase som ender ut i beslutningen OFP (Oppstart For Prosjekt).

Mer om tidligfasen i prosjektet
Tidligfase prosjekt (B) har fem faser (X4-X8).

X4. Den fjerde fasen, «Program for bygg», omfatter å definere alle forutsetninger for hovedfunksjonalitet og utforming av bygget. Her inngår rammer og føringer fra behovseier (X3), rammeforutsetinger fra myndigheter, valg av standarder (f.eks. energistandard), avklare alle behov og krav til virksomhet-/brukerfunksjonalitet og frem til utarbeidelse av et rom- og byggeprogram.

Fase (X5) og (X6) er fasene for å fastsette arkitektur.

X5 Fasen, «Arkitektur - Mulighetsstudie & Alternativ analyse», omhandler i først del et

mulighetsstudie der man frembringer alternative løsninger og utforminger for et bygg som tilfredsstiller føringer fra fasen (X4) «Program for bygg».

Andre del omhandler en analyse av de alternative løsningene opp mot forutsetninger, økonomiske forhold, helhet, usikkerhet, mm. - helt frem til en innstilling for valg av løsning.

X6 Fasen, «Arkitektur – Hovedarkitektur», handler om å utvikle valgt løsning til en komplett helhet med brukerfunksjonalitet, plasseringer av bygg og hovedstrukturer, hovedføringer, plan, snitt, fasade og uttrykk.

I fasen inngår å frembringe kostnad og styringsramme for valgt løsning.

Fase (X7) og (X8) er fasene for å fastsette teknisk funksjonalitet i bygget.

X7 Fasen, «Funksjoner - Definere krav til funksjon», omhandler å definere ytelseskrav til all funksjonalitet i bygget (tekniske kravspesifikasjoner).

X8 Fasen, «Funksjoner - Valg av løsning», omhandler å fremme alternativer og velge løsninger og produkter, for å innfri funksjonskravene fra fase X7.

Kort om produksjonsfasen
Produksjonsfasen (C) for prosjektet har tre faser (X9-X11).

X9 Fasen, «Produksjon – underlag», omhandler tradisjonelt produksjon av arbeidstegninger. Dette vil fremover bli erstattet med produksjon av BIM-modeller og underlag for automatisert produksjon og leveranse.

Det legges til grunn som hovedprinsipp at alle beslutninger er gjennomført i tidligfasene X4-X8.

X10 Fasen, «Produksjon av bygg».

Denne fasen omfatter tradisjonelt sett produksjon av bygg på byggplass. Men fasen er i endring til at en stadig større del av produksjon går over til en prefabrikasjon hos produsent, og til at byggeplassen omfatter montasje.

X11 Fasen, «Produksjon – Idriftsetting», omfatter idriftsetting og innkjøring av bygg og tekniske anlegg, utbedring av mangler, og sikre at løsningen innfrir forventede funksjonalitet.

«Garanti – gevinstrealisering - FDVU», fasen (D)

X12 Fasen, «Garanti – gevinstrealisering - FDVU», omfatter garantiaktiviteter og gevinstrealisering og FDVU.

Garanti rettes mot bygg og tekniske installasjoner.

Gevinstrealisering innebærer å planlegge og organisere med tanke på å hente ut gevinster av et tiltak, og å følge opp disse gevinstene slik at de faktisk blir realisert (Direktoratet for forvalting og økonomistyring). Noen av disse tiltakene rettes mot bygg. Andre er innenfor virksomheten.

FDVU omfatter avtalte ytelser i kontrakt.

Fasen varer så lenge forpliktelser fra prosjektet strekker seg etter avsluttet prosjekt. Dette styres av kontrakt og lovverk.

Vi har ovenfor gått gjennom hovedinndeling og faser i prosjektmodellen. En god struktur vil her være avgjørende for produktresultatet og kostnader.

I neste artikkel skal vi se nærmere på beslutninger knyttet til Codex-X12. Beslutninger er det som former prosjektresultatet mer enn noe annet.