Innlegg: Behovet for fleksible kontorer har aldri vært større

Sist ut var Akershus Eiendom, som på egen nettside nylig kunne melde at «selskaper i snitt søker over 5 prosent mindre areal enn de allerede sitter på» og at kontorledigheten i Oslo har steget til 8,1 prosent. Fra april i år har vi Malling-rapporten, som peker på at kundene reforhandler framfor å flytte og heller optimaliserer kontorløsninger på mindre areal.

Resultatet er trangere kontorer med høyere krav til funksjonalitet. Trenden styrkes ytterligere av at leietakere i konkurranse om arbeidskraften flytter nærmere sentrum og de enda dyrere kvadratmeterne der.

Er alt bare negativt?

Med slike tall og rapporter, er det lett å la seg forlede til å forfatte stadig mer negative prognoser for kontormarkedet og heller håpe at «konjunkturene snart snur». Men er det bare grunn til pessimisme, eller er det noen muligheter her som ikke er så lette å se ved første øyekast?

Hva ligger for eksempel i dette med «mer effektive lokaler»?

Har du behov for et møterom til ti personer, kan du ikke bare sage to plasser av det du allerede har eller kvitte deg med et toalett. Du kan heller ikke bli sittende med underkapasitet på arbeidsstasjoner når du endelig klarer å lokke folk tilbake fra hjemmekontoret. Eller fjerne kjøkkenet eller gi folk så dårlig plass at de ikke orker mer og heller går til konkurrenten.

Om du leder en bedrift som innser at dere av konkurransegrunner må få ned kostnader og klare dere med mindre lokaler, ja, da trenger dere noe annet i stedet. Dere trenger gårdeiere som kan hjelpe til med å skape den fleksibiliteten dere har behov for, og dere trenger kontorleverandører som kan levere løsningene som gjør at ingen savner kvadratmeterne som ble borte.

En utrolig mengde forventninger

Da vi i QuietPod samarbeidet med SINTEF, Innovasjon Norge og designere om å utvikle verdens første mobile stillerom for mer enn et kvart århundre siden, visste vi lite om hvordan møteromsbehovene skulle utvikle seg.

Det som trigget stilleromsløsningen vår den gangen var åpne kontorlandskap, som for lengst hadde begynt sin seiersgang, mens free seating og et nesten fullendt farvel til cellekontorene fortsatt lå et stykke fram i tid. Men knapt hadde den utviklingen slått rot, før vi fikk pandemi, digitale møter og hjemmekontor.

Kontorlokaler har med andre ord gått igjennom både inkrementelle endringer og revolusjoner før. Forskjellen nå, er at arbeidsgivere som vil tiltrekke seg de beste folkene, ikke bare må legge til rette for en mengde ulike foretrukne måter å jobbe på, de må også ta hensyn til ulike behov i ulike livsfaser.

En småbarnsfar eller -mor ønsker seg ofte mer tid på hjemmekontor enn en 50 år gammel direktør. En som er helt i begynnelsen av karrieren kan trenge nærhet til erfarne kolleger på en helt annen måte enn en spesialrådgiver som nærmer seg pensjonsalderen.

Og det er vel ikke å ta munnen for full å si at forventningen om at disse behovene skal tas hensyn til, øker?

Altså må du som arbeidsgiver både ta hensyn til større krav – og mindre plass. Og det er før vi i det hele tatt begynner å problematisere hvordan KI kan endre bemanningsbehovet de neste årene.

Flyttbare kjøkken og ekstrarom på abonnement

For en CEO eller en HR-direktør framstår kanskje det ovenstående som utviklingstrekk det er vanskelig å forene eller ta høyde for.  Men vi som jobber i eiendoms- og kontorbransjen sitter allerede på mange av løsningene, vi er bare altfor dårlig til å markedsføre og holde dem fram som alternativer.

Vi er rett og slett for tradisjonelle og for trege til å orientere oss mot nye trender og nye behov. Til tross for at det finnes flust av mulige nye forretningsmodeller i et mer fleksibelt kontormarked, virker det som om mange sitter og drømmer seg tilbake til da det var kamp om forretningslokalene og interiørarkitekten nærmest hadde frie hender.

Slik er det ikke lenger. Det vi trenger er innovasjon.

For hva med møterom på abonnement, som kan leveres tilbake eller byttes i større og mindre varianter når behovene endrer seg? Flyttbare kjøkken og andre funksjoner som i dag låser planløsningen? Felles møteroms- og prosjektarealer som gjør at hver enkelt leietaker slipper å dimensjonere egne lokaler for toppene? Eller gårdeiere som tilbyr ekstra arbeidsplasser og rom bare de dagene eller månedene leietakeren faktisk trenger dem?

Vi kan også utvikle leiekontrakter der deler av arealet kan skaleres opp og ned underveis – og kontorbygg som er konstruert nettopp for at rom, funksjoner og grenser mellom leietakere enkelt kan flyttes.

Fleksibilitet må bli grunnideen

Mulighetene er mange. Men da må vi slutte å behandle fleksibilitet som et spørsmål om hev–senk-pulter og flyttbare skillevegger. Fleksibilitet må inn i selve grunnideen, inn i måten vi designer, leverer og leier ut kontorer på.

Varige trendskifter møtes sjelden best med et håp om at markedet skal bli som før. Når kundene etterspør færre kvadratmeter, må vi heller spørre hva vi kan tilby dem i stedet. Nye produkter, tjenester og forretningsmodeller kan ikke bare kompensere for noe av inntektsbortfallet. De kan gjøre mindre areal mer verdifullt, både for dem som leier det og dem som lever av det.

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatterens regning.