Innlegg: Hva har du lært?

I et forhandlingsmøte var en anleggsleder tydelig med oss; nødvendige avklaringer av grensesnitt ble tatt altfor sent i forrige prosjekt. Det ga fem ukers forsinkelse, og en sentral underentreprenør måtte byttes ut. For det nye prosjektet var den samme avklaringen flyttet tidlig inn i fremdriftsplanen, og han kunne vise oss nøyaktig hvor.

Den type svar er sjeldnere enn man skulle tro. Vi spør erfarne prosjekt- og anleggsledere, folk med solid utdanning og lange merittlister. Likevel er «hva har du lært» et av de vanskeligste spørsmålene å få et konkret svar på. Ofte får vi til svar: «har dere ikke lest CV-en min?»

Få av dem mangler relevant erfaring. Det som mangler, er konkretisering av kunnskapen fra det du har vært med på, til det du vil gjøre annerledes neste gang.

Det enkle er ofte det beste

Referanseprosjekter og formuleringer om sterk prosjektorganisering kan være riktige , men sjelden nok i seg selv. Det interessante er hva entreprenøren tar med seg av lærdom, og hvordan dette kobles til planlegging og gjennomføring av nye prosjekter. Hvilke avklaringer tas tidligere? Hvilke deler av fremdriftsplanen har mest risiko for forsinkelser? Først når slike svar knyttes til det konkrete prosjektet, blir erfaringen til kunnskap byggherre kan bruke.

Og det kan ikke spares til siste fase av konkurransen. I mange anskaffelsesprosesser inviteres ikke alle tilbydere videre til forhandling. Den som venter med å vise lærdommen til forhandlingsbordet, risikerer å være ute før en får en mulighet til å presentere ansikt til ansikt. Derfor bør en allerede i tilbudet sørge for læringen fra andre prosjekter vises.

Entreprenørene sitter på deler av svaret

Entreprenørene sitter ofte på den mest praktiske innsikten i hele verdikjeden. De vet hvor det stopper opp, hvilke leveranser som skaper friksjon, hvilke grensesnitt som undervurderes. De vet også hvilke grep som gir bedre flyt, færre omkamper og mer effektiv produksjon.

At denne kunnskapen likevel sjelden kommer frem ved forhandlingsbordet, tror vi i stor grad handler om noe så udramatisk som trening. Vi bør trene mer systematisk, stille spørsmålet «hva har du lært?» etter hvert prosjekt og øve på å sette ord på det. Det er en velkjent utfordring i prosjektdrevne organisasjoner, vår egen inkludert. Teamet springer videre til neste prosjekt uten strukturert kunnskapsutvikling prioriteres i en travel hverdag.

Flere entreprenører kjenner gjerne også på en underliggende frykt for at ærlighet om forbedringspunkter fremstår som en svakhet. Å vise til konkret læring, og hva den er verdt for byggherre i akkurat dette prosjektet, skal gi uttelling, ikke trekk. En entreprenør som kan si hva som gikk galt sist, hva de har endret, og hvorfor det gir byggherre færre overraskelser nå og på den måten synliggjøres modenhet og merverdi.

Byggherre må stille de riktige spørsmålene

Alt ansvar kan ikke legges på entreprenørene. Byggherrer må bli flinkere til å stille utforskende spørsmål og etterspørre læring, ikke bare erfaring. Det er stor forskjell på å spørre «har dere gjort dette før?» og «hva lærte dere sist dere gjorde dette?». Det første gir gjerne en referanseliste. Det andre kan gi innsikt i risikoforståelse og faktisk gjennomføringsevne.

Hvis byggherre mener at samhandling, fremdrift og risikostyring er viktig, må konkurransen gi rom for å vise nettopp det. Da må byggherre vurdere tilbudene på mer enn generelle metodebeskrivelser – på hvor godt entreprenøren forstår det konkrete prosjektet, og hvor tydelig entreprenøren omsetter tidligere læring til praktiske grep. Det handler ikke om å belønne fine ord, men å jakte på overførbar læring og kunnskapsutvikling

Vi må slutte å begynne på nytt

Bygg- og anleggsbransjen får neppe enklere prosjekter fremover. Kravene øker, prosjektene blir mer komplekse og marginene presses. Deler av produktivitetsgevinsten i bransjen mener vi ligger i å slutte å gjøre de samme feilene om igjen. Vi har ikke råd til å starte hvert prosjekt som om det forrige ikke lærte oss noe, det gjelder byggherre like mye som entreprenøren.

Neste gang spørsmålene kommer ved forhandlingsbordet, vær forberedt, konkret og fortell hva du har lært.

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatternes regning.