Hva er egentlig en HMS-plan?

I forskrift om ”sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser” (byggherreforskriften) § 8, stilles det, som nå sannsynligvis kjent for de fleste i bransjen, krav til at byggherre eller prosjektleder før opprettelsen av en bygge- eller anleggsplass, skal sørge for at det blir laget en plan som sikrer et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Videre i §§ 11 punkt c og 13 punkt f, omtales: ”plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø”. I daglig tale i bygge- og anleggsbransjen brukes begrepet ”

HMS plan”, og jeg vil derfor bruke denne betegnelsen videre:

Hva mener vi egentlig med en slik plan? Hva er en HMS-plan, og hva skal den inneholde?

Det mangler ikke på dyrekjøpte konsulentråd og tjenester i forhold til dette.

Imidlertid kan vi gjerne etterlyse kreativitet og initiativ til nytenkning og tanke for det unike. Bort fra standardisering og blåkopi.

Vi ser dessverre altfor ofte at enten er det en for tynn plan, som kun er en kopi av et tidligere innkjøpt standarddokument, eller så er det en tykk plan hvor intensjonen er å ta med ”alt” for sikkerhets skyld. Begge deler blir både feil, misforstått og totalt uhensiktsmessig. Det må slett ikke være et stort og omfatende dokument som beskriver eller gjengir alle aktuelle lov og forskriftskrav for prosjektets gjennomføring. Generelt er det helt unødvendig å gjengi alle relevante lov og forskriftskrav. De står jo allerede i lov og forskrift, og det er en selvfølge at disse skal følges, av alle, som et minimum.

Og de er alltid tilgjengelige, nettopp i lov og forskrift.

Begrepet ”HMS-plan” kan gjerne forklares som en forkortelse for ”HMS plan(legging)”.

Og hvis man bare har dette klart i hodet når planen utarbeides, så bør det være rimelig forståelig, at det er hva man har planlagt som er viktig, og ikke en oppramsing av alt som kan gå galt.
Så er det selvsagt viktig at det man planlegger står i forhold til virkeligheten omkring, altså fremdriften av de faktiske aktivitetene i prosjektet.

Samspillet mellom disse aktivitetene kan føre til konflikter og behov for koordinering og planlegging av konkrete tiltak. Og det er nettopp dette som skal beskrives i en HMS-plan. Hva skal skje når, hvor og hvordan? Og hva kan dette føre til? Hva må vi da faktisk gjøre av tiltak i den anledning, for å sikre fullt forsvarlig arbeidsmiljø?

HMS-planen skal, i motsetning til internkontrollsystem og lov og forskriftstekster, være konkret og spesifikk på de tiltak som er planlagt i forhold til arbeidsoperasjoner som kan innebære særlig fare for liv og helse.

Eksempler på slike arbeidsoperasjoner er listet opp i ”Byggherreforskriften” § 12. De spesielle hensyn som må ivaretas er eksemplifisert i ”Byggherreforskriften” § 15, og dette er forhold som da krever unike tiltak for hvert enkelt konkrete prosjekt.

En HMS plan skal være et ”verktøy”, som en fremdriftsplan for HMS-tiltak i prosjektet.

En plan som gir oversikt over risikofylte arbeidsoperasjoner i tid og sted og derfor er egnet til å koordinere disse i forhold til andre oppgaver, samtidig som den sikrer at nødvendige tiltak planlegges og iverksettes.

Men alt kan jo ikke planlegges. Uforutsette forhold vil dukke opp underveis.
Poenget er at man verken tilfredsstiller myndighetskrav eller skaper sikrere arbeidsmiljø ved å ramse opp alt det man tror kan oppstå av uforutsette risikoforhold, med dertil hørende løsning som: ”alle som arbeider i høyden skal være sikret”, eller lignende generelle formuleringer.

Dette ser vi hver dag, dessverre. Det eneste man kan være sikker på å oppnå med en stor og omfattende plan, som sier masse generelt om forhold som ikke er konkret relatert til det aktuelle prosjektet, i definert tid og på definert sted, er å gi de involverte en negativ opplevelse og følelse nettopp for HMS-planer.

Hvem gidder å lese den? Hvem husker hva som står der? Det aller meste av det som ikke kan strykes etter hvert som prosjektet skrider frem, er overflødig og bortkastet papir. Men som sagt, overraskelser underveis må man regne med. Og da må man ha etablert gode planer for å takle dette også.

Til å løse slike utfordringer tar man i bruk risikoanalyser eller risikovurderinger i en eller annen form. ”Sikker jobb analyse” (SJA) er en av mange slike enkle verktøy/modeller for risikovurderinger. Men disse er selvsagt heller aldri bedre enn de som benytter disse. Det er ofte ikke nok bare å krysse av på et enkelt skjema, men det kan jo være slik, forutsatt at en reell vurdering utføres. Poenget er at arbeidsgiver og arbeidstakerepresentant (verneombud) sammen skal vurdere ”alle” forhold som kan gå galt, sannsynligheten for at det kan gå galt, og mulige konsekvenser hvis det går galt, og deretter enes om de beste tiltakene.

Noen konsekvenser er jo akseptable og andre ikke. Noe vil sannsynligvis og forventet kunne skje, og andre forhold er langt mer usannsynlig.

Men nettopp rutiner for hensiktsmessig håndtering av det uforutsette, skal man dokumentere å ha etablert.

Det og automatisk iverksette slike rutiner, eller påse at slike rutiner trer i kraft der hvor forhåndsplanleggingen (HMS-planen) ikke strekker til, skal også være en naturlig del av planleggingen. Man må rett og slett planlegge med at ikke alle detaljer kan planlegges på forhånd.

Utfordringen er da å være god på håndteringen av dette, slik at risikovurderinger automatisk gjennomføres kvalifisert.

Slike rutiner skal også sikres i den enkelte virksomhets internkontrollsystem.