Innlegg: Behov for mer kunnskap om prosjekt­anskaffelser

Ved inngangen til året er det innmeldt 68 entreprise-saker til avgjørelse i våre domstoler. Om dette er et høyt tall eller ikke kommer an på målestokken. 

Et lavt antall regnet ut ifra alle prosjekter som gjennomføres. Et høyt antall dersom man ønsker at alle prosjekter skal nå sine mål. 

Manglende kunnskap og forståelse for kontraktens plass i prosjektene er blant årsakene til uløste tvister.

Om ikke alltid kontrakten er viet tilstrekkelig oppmerksomhet under prosjektets planleggings- og gjennomføringsfase, vil den være sentral under en rettssak. 

Hovedspørsmålet blir da hva partene ble enige om, og hvordan de har opptrådt i forhold til kontraktens bestemmelser? 

Fasit fra dommen kan overraske både prosjekteiere og leverandører, men det er en dyr form for læring.

Begrepet kontrakt i prosjekter inneholder langt mer enn de juridiske formuleringene gitt av ulike standarder. Av hele pakken med kontraktsdokumenter, utgjør juridiske vilkår og betingelser en liten del. 

Tekniske beskrivelser utgjør et betydelig større omfang, regnet i antall sider. De omfatter verbale beskrivelser av driftsmiddelet som skal bygges, i form av funksjon og ytelse, med tilhørende matematiske beregninger av styrker og mengder, nedbrytingsstrukturer og tegninger, samt henvisninger til standarder. Det kommersielle forholdet mellom kjøper og selger er også del av kontrakten, så som leveringsmilepæler og økonomisk oppgjør. 

Kontrakten inkluderer også adferds-regulerende bestemmelser knyttet til relevant lovgivning fra blant annet helse og sikkerhet, og miljøkrav.

Alle disse ulike delene av dokumentpakken utarbeides av forskjellige spesialister. Ofte sitter spesialistene adskilt, som i en silo med tykke skillevegger, og leverer mengder av data til prosjektets felles database. Det oppstår lett feil, mangler og motstridende informasjon i de ulike dokumentene, som skaper risiko for senere tvister. 

Redaktør-ansvaret for å skape en komplett og homogen kontraktspakke, påhviler innkjøpslederen.

Kommuner er blant oppdragsgivere som gjennomfører store og komplekse prosjekter. Sarpsborg kommune for eksempel, bygger nå et teknisk avansert nitrogen-renseanlegg. Forvaltningsrevisjoner i kommunesektoren viser at prosjektmodellen er utbredt og velkjent, men de frie valgene prosjektledelsen må analysere seg frem til for å skape prosjektets mest optimale gjennomførings- og kontraktstrategi, vurderes ikke. 

Men nettopp her ligger prosjektets muligheter til å oppnå sine mål. Valg av gjennomføringsmodell bør ikke være kopier av tidligere prosjekter, men velges ut ifra prosjekteiers egne forutsetninger, markedet og leverandørenes leveringsevne, og prosjektets iboende risiko.

Statens prosjektmodell og ellers sunn fornuft innebærer at store prosjekter skal kvalitetssikres. Helst to ganger, såkalt KS1 og KS2. Et komplementært og billigere verktøy er Project Definition Rating Index (pdri). 

Forskning viser økt sannsynlighet for å nå prosjektets mål, dersom pdri måler prosjektplanen å være tilstrekkelig moden ved inngåelse av kontrakt. Denne modenhetsindikatoren gir beslutningstakere enkel og klar informasjon før investeringsbeslutningen fattes. 

Det er utrolig at så få virksomheter benytter verktøyet i sin kommunikasjon mellom eiere, prosjektledere og beslutningstakere.

Å beslutte gode strategiske valg har betydning for prosjektresultatene. Den nye boken Effektive prosjektanskaffelser belyser kontraktsarbeidet fra start til slutt. 

Å gjennomføre effektive prosjektanskaffelser der man står ovenfor mange alternative valgmuligheter, innebærer å balansere verktøybruk og virkemidler, med hensyn til interne og eksterne forutsetninger, og hvor risiko er forstått og kommunisert.

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatterens regning.