Svakheter ved elektroniske og papirbaserte arkiv gir høy risiko for dokumentasjonstap av stor rettslig, forvaltningsmessig og historisk betydning. – Uerstattelig materiale har gått tapt og står i fare for å gå tapt, og dette svekker innbyggernes rettssikkerhet. Det er behov for en styrket oppfølging fra Kulturdepartementet, sier riksrevisor Jørgen Kosmo.

Dokument 3:13 (2009–2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor ble overlevert Stortinget 8. september 2010.

Kommunal sektor har ansvaret for en rekke sentrale virksomheter som barnehager, skoler, sosialtjenester, barnevern, legevakt og hjemmesykepleie. Stortinget har ved flere anledninger understreket betydningen av å sikre og tilgjengeliggjøre offentlig dokumentasjon og framhevet utfordringene knyttet til elektroniske arkiver.

Riksrevisjonens undersøkelse viser at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for framtiden. Situasjonen er særlig kritisk for systemene som brukes til å støtte saksbehandlingen på de ulike fagområdene i sektoren. – Disse fagsystemene forvalter sentral rettighetsdokumentasjon for innbyggerne. Det er alvorlig at dokumentasjon fra fagsystemene bare i få tilfeller har blitt sikret for framtiden, sier riksrevisor Jørgen Kosmo.

Det er også betydelige svakheter i arbeidet med å ta vare på papirarkivene. Rundt 300 kommuner har opplyst om mangler ved sine arkivlokaler. Undersøkelsen viser også at mye arkivmateriale er utilgjengelig i både kommuner og fylkeskommuner, blant annet fordi det ikke er systematisert, og på grunn av manglende publikumstjenester.

Undersøkelsen viser videre at Kulturdepartementets styring og oppfølging av kommunal arkivsektor har vært mangelfull, og at departementet i liten grad innhenter informasjon om utfordringene. Det gjennomføres svært få arkivtilsyn, og funnene fra tilsynene blir ikke fulgt opp av Riksarkivaren.

Få kommuner og fylkeskommuner får veiledning i hva som skal bevares, og reglene om dette har vært utdaterte i mange år. – Det er et sterkt behov for at departementet reviderer regelverket, og at det umiddelbart iverksettes tiltak for å styrke tilsyns- og veiledningsvirksomheten. Departementet må også prioritere dialogen med Riksarkivaren for å bidra til å løse de store utfordringene for elektronisk arkivering, avslutter Kosmo.

Kulturdepartementet er enig med Riksrevisjonen i at oppfølgingen av Arkivverkets arbeid overfor kommunal sektor ikke har vært tilstrekkelig, og opplyser at dette vil bli avhjulpet blant annet gjennom ulike tiltak som blir satt i gang fra 2011. Departementet bekrefter også at arbeidet med å revidere regelverket vil bli prioritert.