Svar til Elverum Vekst: Søker gode løsninger som ivaretar samfunnsoppdraget

Politiets Fellestjenester (PFT) er politiets sentrale leverandør av eiendomstjenester for hele politietaten, med ansvar for inngåelse av politiets nye leiekontrakter i samtlige politidistrikter og særorganer. En slik organisering gir mer enhetlig og standardisert tilnærming til prosjekter og inngåelse av leieavtaler som skal bidra til enklere forvaltning.

PFT forvalter og drifter ca. 700 000 kvm på vegne av politiet. Vi har over 500 leieavtaler og gjennomfører mer enn 200 prosjekter i året som ledd i politiets eiendomsutvikling. Politiet skal sikre gode avtaler som understøtter politiets operative virksomheter. Hensikt og mål ved å samle eiendomsrelaterte oppgaver i PFT er å gi politidistrikter og særorgan bedre mulighet til å rendyrke politioppgavene, og samtidig oppnå bedre effekter på kostnadssidene.

PFT viser til debattinnlegget fra Elverum Vekst med spørsmål til politiets praksis for leie i markedet og kritikk av anskaffelsen av leiekontrakt til Elverum politistasjon.

Les innlegget til Elverum Vekst her

Unntak - ikke regelen
Elverum Vekst fremstiller det som om politiets konkurranser er sterkt preget av gjentakende avlysninger. Dette medfører ikke riktighet. Avlysing kan forekomme av forskjellige årsaker, men er imidlertid unntakene og ikke regelen.

Overordnet er det slik at det er frivillig å inngi tilbud. PFT har likevel stor respekt for alle tilbydere som ved å inngi sine tilbud forplikter seg til å binde prosjektene innenfor en definert vedståelsesfrist. Dette er imidlertid ordinært innenfor alminnelig avtalerett, og anses ikke å innebære en uforutsett risiko.

Konkurransegrunnlaget har riktignok tatt høyde for oppdragsgivers rett til å avlyse konkurransen. Dette er heller ingen uvanlig regulering, på lik linje med tilbyders forbehold blant annet om styrets endelige godkjennelse som heller ikke er uvanlig.

Leieavtaler som utløper
Det er ikke riktig at årsaken til at politiet søker nye lokaler er endrede krav slik Elverum Vekst beskriver i sitt innlegg. Den hyppigste årsak til at politiet har behov for nye leieavtaler, er at eksisterende leieavtale utløper og det må sikres at politiet har lokaler også etter at eksisterende leieavtale har løpt ut.

Anskaffelsesprosesser for nye leieavtaler
Leie av lokaler er unntatt lov og forskrift om offentlige anskaffelser og henger sammen med at tjenesteytelsene etter sin art ikke er grenseoverskridende tjenester som er egnet for kunngjøring etter anskaffelsesregelverket.

Inngåelse av leieavtaler er imidlertid underlagt Instruks om håndtering av leie- og byggesaker i statelig sivil sektor, og skal sikre god økonomiforvaltning i statlig sivil sektor. Instruksen legger opp til at det for leie i markedet skal innhentes flere tilbud. Det er også et krav i instruksen at alle kostnader knyttet til nye leieavtale må dekkes innenfor egne årlige budsjettrammer gjennom hele leieperioden.

Ved nyanskaffelser, for å avklare markedssituasjon i det private markedet, gjennomfører PFT en markedsundersøkelse hvor vi oppfordrer markedet til å melde inn relevante prospekter som potensielt kan dekke politiets behov.

En markedsundersøkelse gjennomføres ordinært ved at det annonseres i media, med angivelse av geografisk område, overordnede behov samt anmodning om at det oppgis uforpliktende prisestimater for ordinære kontorarealer. Hvis relevant, vurderer og beregner PFT eventuelle tillegg ved behov for spesialtilpasninger som potensielt kan medføre priskonsekvenser. Der resultatet viser at markedet ser ut til å kunne dekke politiets behov innenfor gjeldende økonomiske rammer, anses det at det foreligger et velfungerende marked og PFT vil utarbeide konkurransegrunnlag hvor aktuelle interessenter blir invitert til å gi tilbud.

For høyt prisnivå i Elverum
Det kan forekomme at enkelte interessenter for sine prospekt i markedsundersøkelsen angir estimater som er for lave. Det kan også forekomme at enkelte interessenter beregner priser som er høyere enn de bør være. Innsendte estimater som viser store forskjeller kan indikere over- eller underprising og innebære at enkelte markedsundersøkelser vil være utfordrende å analysere.

Dette var imidlertid ikke tilfelle for Elverum, hvor det i markedsundersøkelsen ble mottatt estimater fra over 10 interessenter, alle innenfor samme prisnivå. Det var følgelig ingen indikasjoner på at tilbudsprisene skulle komme til å ligge 40 prosent over nivået fra markedsundersøkelsen. At prisnivået var for høyt ble tidlig formidlet til tilbyderne. Etterfølgende forhandlinger ga ikke ønskede resultater og konkurransen ble avlyst.

Opptil tilbyderne å tilby løsning
I forbindelse med ny leieavtale utarbeides et konkurransegrunnlag som tilbyderne inngir sine tilbud etter. Konkurransegrunnlaget er i hovedsak utarbeidet som en behovs- og funksjonsbeskrivelse hvor det er opp til tilbyder å tilby løsninger som dekker behovene.

Der det er behov for spesialfunksjoner, vil dette også i hovedsak beskrives som en behovs- og funksjonsbeskrivelse. For eventuelle sikkerhetstiltak kan det være behov for å stille konkrete krav og kan typisk gjelde krav til dører og vinduer.

Flere av politiets spesialfunksjoner beskrives i henhold til politiets egne funksjonsbeskrivelser og kan fremstå som spesialarealer som i realiteten er arealer som inngår i et ordinært kontorbygg. Spesialfunksjoner som kan være kostnadsdrivere gjelder for en liten grad av politiets totale areal, og har i praksis vist seg at tilbydere klarer å løse innenfor politiets tildelte rammer og føringer.

Nybygg eller rehabiliterte lokaler
Det er utelukkende opp til tilbyderne om de velger å tilby nybygg eller rehabiliterte lokaler, og forholdet til anskaffelsesregelverket er søkt ivaretatt på en rekke måter. Kravspesifikasjonene er søkt utformet fleksibelt, og overlater i størst mulig grad den konkrete utformingen til tilbyderne. I tillegg foretar PFT en juridisk vurdering av de konkrete kontrakter som kan være aktuelle å inngå, og blir ivaretatt i enhver anskaffelse.

Ny KOFA-avgjørelse
PFT viser også til at Statsbyggs bestilling knyttet til anvendelse av Forskrift om offentlige anskaffelser § 2-4 er et notat som i 2017 ble utarbeidet på bestilling av rådgivningstjenesten i Statsbygg på bakgrunn av ny praksis i EU-domstolen som angikk forholdet til anskaffelsesregelverket og når det foreligger leiekontrakt eller bygge- og anleggskontrakt som må kunngjøres. Notatet er for øvrig ikke en generell veileder for temaet, men en isolert ekstern juridisk vurdering bestilt av Statsbygg. Notatet må imidlertid ses i et annet lys etter at KOFA i juli 2020 ved en ny avgjørelse har satt retning for praksis. I denne saken var NAV innklaget for å ha inngått en ulovlig direkte anskaffelse. KOFA konkluderte imidlertid med at unntaket kom til anvendelse og at det kan være en reell leieavtale selv om det foreligger kravspesifikasjoner i betydelig omfang.

Søker gode løsninger
Utgangspunktet for politiets tilnærming i sine konkurranser er at politiet henvender seg til markedet som enhver annen leietaker med sine virksomhetsspesifikke behov. Vår rolle er å bidra med å søke gode løsninger innenfor stramme budsjetter, slik at politiet blir satt i stand til å inngå ny leieavtale uten at det går utover tjenesteytelsene og samfunnsoppdraget.