Innlegg: Den menneskelige risikoen

Strategier for risikohåndtering

De fire alternative måtene å håndtere risiko på – unngå, dele, redusere, og akseptere – kan alle tilpasses for å håndtere menneskelige risikoer i prosjekter.

Unngå risiko

Å unngå risiko innebærer å eliminere de situasjonene som kan føre til risiko. Når det gjelder menneskelige faktorer, kan dette bety å strukturere prosjektet på en måte som minimerer muligheten for konflikter eller misforståelser. For eksempel kan klare og detaljerte arbeidsbeskrivelser, tydelige kommunikasjonskanaler, og et grundig planleggingsarbeid bidra til å unngå mange vanlige problemer. Å rekruttere personer med riktig kompetanse og personlige egenskaper kan også redusere sannsynligheten for menneskelige feil.

Vi har derfor tro på en profesjonalisering av måten man rekrutterer prosjektmedarbeidere på, spesielt med sikte på hvordan man passer inn i et team. Det finnes både kompetanse og verktøy på dette feltet.

Dele risiko

Å dele risiko innebærer å overføre eller fordele risikoen til andre parter. Dette kan være gjennom samarbeid med eksterne konsulenter eller partnere som kan ta ansvar for visse deler av prosjektet. For menneskelige risikoer kan dette også bety å bruke tredjepartsmekling for å løse konflikter, eller å inkludere erfarne fasilitatorer for teamutvikling og konfliktløsning. På denne måten kan risikoen knyttet til interne utfordringer reduseres ved å dra nytte av eksterne ressurser.

Statens vegvesen, Nye Veier og Bane Nor har gode erfaringer med bruk av PRIME – Prosjektintegrert mekling, hvor et utvalg eksterne følger prosjektet og gir råd underveis til kontraktspartene. I samspillprosjekter kan Samspillstyret ivareta denne funksjonen.

Redusere risiko

Å redusere risiko betyr å iverksette tiltak for å minimere sannsynligheten for at risikoen oppstår, eller å redusere konsekvensene dersom den gjør det. Dette kan innebære å implementere opplæringsprogrammer for å forbedre kommunikasjon og samarbeidsferdigheter innen teamet, samt å etablere klare prosedyrer for håndtering av friksjon og utfordringer. Regelmessige teambyggingsaktiviteter og feedback-møter kan også bidra til å redusere risikoen for misforståelser og spenninger.

Vår anbefaling er at man forbereder en rigg for dette, som etableres som del av oppstartsprosessen. Da kan partene bli enige om et opplegg. Setter man mål på samarbeidet, kan man måle og rapportere. En prosjekteier som virkelig er opptatt av hvordan menneskene samhandler, ber om månedlig rapportering på samhandlingen – den relasjonelle dimensjonen i prosjektet.

Akseptere risiko

Å akseptere risiko betyr å erkjenne risikoen og planlegge for hvordan man skal håndtere den hvis den oppstår. For menneskelige risikoer kan dette innebære å ha beredskapsplaner på plass for å håndtere uforutsette hendelser, som plutselig fravær av nøkkelpersonell eller interne konflikter. Ved å ha fleksible planer og en klar forståelse av hvordan slike situasjoner skal håndteres, kan prosjektet fortsatt lykkes selv om risikoene blir realisert. Noen ganger handler det om å være forberedt på det verste – som når prosjektets viktigste møte kolliderer med en uønsket hendelse.

Jobb strukturert

Å se på mennesker og deres samarbeid som en risiko kan virke negativt, men ved å erkjenne dette som en viktig dimensjon i risikostyring kan prosjekter bli mer robuste og vellykkede. Ved å bruke de fire strategiene for risikohåndtering – unngå, dele, redusere og akseptere – kan prosjektledere bedre navigere i dynamikken som finnes i ethvert team. Dette vil ikke bare bidra til å minimere risikoen, men også fremme et mer harmonisk og produktivt arbeidsmiljø.

Tenk team

Prosjektleder bør ha fokus på både individuell kompetanse og teamkompetanse. På individnivå snakker man ofte om en T-formet kompetanseprofil, som betyr dyp spesialistkompetanse (vertikalt) på et område og generelle ferdigheter i tilstøtende områder (horisontalt). Vi tror det kan ha verdi å snu litt på det – til en H-formet kompetanseprofil, hvor man supplerer med relasjonelle ferdigheter. Et bredt perspektiv er nyttig når man skal sette sammen team og utvikle teamfunksjonalitet hvor den menneskelige faktoren går fra risiko til suksess.

Med en slik bevisst og strukturert tilnærming til menneskelige risikoer, kan prosjekter bli bedre rustet til å møte utfordringer og oppnå sine mål på en effektiv og bærekraftig måte.

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatterens regning.