John Moen. Foto: Erik Burås – Studio B13

Innlegg: Codex X-12 - En utydelig organisering av byggeprosjekter er som å be om økte kostnader og et dårligere produkt

Mange byggeprosjekter er utydelig organisert og har en uklar beslutningsstruktur. Det fører til et stort antall møter, overforbruk av timer og uklare retningslinjer. Summen er et svekket produktresultat. 

Codex X-12 gir svar på hvordan dette kan unngås.

En hovedgrunn til at mange prosjekter er uklare og ineffektive, er at en prosjektorganisasjon er satt sammen av personer og kompetanse fra flere ulike bedrifter og bedriftskulturer.

Bruk av titler i bedrifter samsvarer ofte ikke med reelle roller og ansvar i prosjektet. Dette vil i mange tilfeller gi prosjektorganisasjoner med uklare roller og kommunikasjonslinjer.

Innlegg av:

John R. Moen
BAdigital

Resultatet av svakt definerte roller og uklare kommunikasjonslinjer blir derfor ofte at «alle» er på kopi, alle deltar på møter og mange beslutninger blir tatt tilfeldig.

Direkte overraskende burde det da ikke være at svak prosjektorganisering og uklar deltakelse ofte resulterer i høyt timeforbruk og en haltende fremdrift.

I Codex X12 håndteres dette ved at det etableres organisasjonsnivåer der man definerer de ulike rollene i prosjektet og kommunikasjonen mellom disse.

 Organisasjonsjonsnivå X12

Et prosjekt vil normalt ha fem organisasjonsnivåer, der hvert nivå kommuniserer med samme nivå, leder nedover ett nivå og rapportere oppover ett nivå.

De strategiske nivåene

Tar vi inn virksomheten og prosjekteier får vi totalt åtte organisasjonsnivåer. Disse åtte nivåene er:

L0 Virksomhetsledelse/styre

Virksomhetsledelsen/styret sitt ansvar er knyttet til å løse viksomhetsbehovet og er representert med de som er tildelt denne myndigheten i virksomheten.

Virksomhetsledelsen/styret beslutter VB1, VB2, VB3 og VB4 (se Beslutningsmatrise X12).

L1 Prosjektstyret

Prosjektstyrets ansvar og oppgaver er generelt knyttet til de tre interessentgruppene virksomheten, leverandører og brukere (kilde: Difi).

Prosjektstyrets sammensetning vil være avhengig av kontraktsform, der de kontraktspartnerne som bærer produktansvar normalt vil delta.

Tilsvarende vil de som er avhengig av resultatet være representert. Dette vil være eiere av bygget og den virksomheten som bygget skal tilpasses til (brukerne av bygget).

Prosjektstyre beslutter PB1 og PB2.

Prosjektstyret kan bestå av separate beslutningstakere der hver av disse har muligheten til å beslutte «ikke å realisere prosjektet». Dette kan være virksomheten som skal bruke bygget, de som skal eie bygget og de som skal finansiere bygget.

L2 Prosjekteier

Prosjekteier er prosjektets øverste leder (Difi) og er linjeorganisasjonens representant i prosjektet.

Prosjekteier eier faseovergangene i en prosjektmodell. Dette omfatter beslutningspunktene PB3-A, PB3-B og PB4.

Prosjekteier for hver av kontraktspartene må selvstendig godkjenne beslutningspunktene innenfor sitt kontraktansvar.

Prosjekteier hos virksomheten (eier av virksomhetsbehovet X1) har en særrolle og er i Prince-2 definert som prosjektsikring. Dette omfatter å sikre at løsningen som utvikles ivaretar virksomhetsbehovet, og føringer og krav fra virksomheten.

De operative nivåene

L3 Prosjektleder

Prosjektleder utfører den daglige ledelsen av et prosjekt.

Avklare rammer, utvikle planer, hente inn ressurser, organisere arbeidene, innhente beslutninger og rapportere.

L4 Leder for produksjon

Leder for produksjon kan være prosjekteringsleder, anleggsleder, mv.

L5 Leder for fagdisiplin

Denne rollen innen prosjektering vil være leder for fagfeltene arkitektur, RIB, VVS, rør, elektro, osv. Innenfor produksjon og montasje vil dette være formenn innen de ulike fagdisipliner.

L6 Gruppeleder

Gruppeleder innen prosjektering er en som leder en gruppe prosjekterende. Tilsvarende i produksjon og montasje ute på byggeplass, vil dette være bas.

L7 Fagarbeider

Dette omfatter arkitekter, rådgivere og fagarbeidere for produksjon og montasje.

Tett knyttet til beslutninger

Disse åtte organisasjonsnivåene går igjen i alle prosjekter. I mindre prosjekter vil man normalt kunne slå sammen nivåer, i større prosjekter kan det være aktuelt å splitte nivåer. Et eksempel der man splitter, vil være inndeling av prosjekt i underprosjekter med underprosjektledere.

Med definerte organisasjonsnivåer blir det tydelig hvem som skal delta i kommunikasjonen. Dette slanker møter, reduserer timeforbruk, forenkler, effektiviserer kommunikasjonen og gir normalt et forbedret prosjektresultat. Det gir også en organisasjon med økt handlingskraft.

Knytter vi organisasjonsnivåer sammen med beslutninger får vi en beslutningsmatrise som tydeliggjør beslutninger og plasserer beslutningsansvaret i et prosjektforløp.

 Beslutninger X12

Organisasjonsnivåer og beslutninger er satt sammen i matrisen Beslutninger X12. Du kan lese mer om denne i saken: Codex X12 - hvor ofte ender byggeiere opp med feil bygg? Beslutninger i en prosjektmodell. (lenke)

I neste kapittel i av prosjektmodellen Codex X-12 vil vi se nærmere på hvordan man organiserer kompetanse i en prosjektmodell.