Magne Lilleland-Olsen (t.v.) og Lars Stenberg Berg. Foto: Metier OEC
Magne Lilleland-Olsen (t.v.) og Lars Stenberg Berg. Foto: Metier OEC

Innlegg: Hvordan kan man sikre forutsigbarhet i et uforutsigbart marked?

Dagens marked har vi knapt sett maken til. Makroøkonomene kaller det en “perfekt storm” og noe vi ikke tidligere har erfaring med – i hvert fall ikke på flere tiår. Så hvordan skal vi som bransje seile gjennom storm i så ukjent farvann?

Innlegg av:

Lars Stenberg Berg (tidligere president i AACE Norge og rådgiver innen kostnadsestimering i Metier OEC), og Magne Lilleland Olsen (avdelingsleder Verdistyrt Prosjektutvikling i Metier OEC).

Å ta innover oss at markedsforutsetningene er dramatisk endret på veldig kort tid innebærer blant annet at vi i mindre grad kan bruke historiske data som utgangspunkt for hva som kommer til å skje de neste årene. Disse avviker så mye fra den nåværende realiteten at en prognose utelukkende basert på dette uunngåelig vil kunne bomme på målskiva.

Dette skaper utfordringer for byggherrer som har store porteføljer med utbyggingsprosjekter i plan- og gjennomføringsfase. For det å planlegge for noe så grunnleggende ukjent, med et usikkert referansepunkt, virker naturlig nok umulig. Det beste vi kan gjøre er å forskanse oss på smartest mulig vis, ved å planlegge og prioritere riktig – og ved å ha best mulig oversikt over porteføljene våre. Men hva skal vi egentlig planlegge for?

Hvordan påvirkes byggherrene?
Byggherrene påvirkes av dagens markedssituasjon på en rekke områder. Noen er kanskje åpenbare og noe de fleste byggherrer kontinuerlig er bevisste på. Andre områder er mer subtile, og kommer overraskende.

Først er det åpenbare: dagens markedsituasjon kan gi direkte finansielle eller likviditetsmessige utfordringer. Disse kan gi behov for utsettelser, omfangsreduksjoner eller stopp. Alternativt må man akseptere en overskridelse av vedtatte rammer.

Avvikende tilbud
Byggherrene kan oppleve utfordringer i forbindelse med kontrahering og tilbudsprosess. Tilbudene fra entreprenørmarkedet kan eksempelvis være høyere enn byggherres egne referanseestimater, da man ikke lenger sitter på relevante nok erfaringstall.

En annen faktor som kan gjøre at tilbudene avviker er store risikopåslag hos entreprenør for å gardere seg mot ytterlige prisvekst – hvis det da ikke allerede er håndtert med definerte reguleringsmekanismer i konkurransegrunnlaget for å sikre balansert risikofordeling.

I tillegg kan entreprenørens vedståelsesfrister være langt kortere enn tidligere. Dette kan være utfordrende for byggherre, som må ta raskere beslutninger enn man er vant med. Det gir også mindre tid til forankring og diskusjon med prosjekteier og innad i prosjektorganisasjonen.

Avvikende markedsinteresse
Det kan i markedet også være et ønske om andre kontraktstyper eller -størrelser enn tidligere. Hvis reguleringsmekanismer for prisvekst ikke er oppdatert i konkurransegrunnlagene, vil entreprenørene antakeligvis i mindre grad enn tidligere være villige til å ta høy risiko og inngå store, lange kontrakter. Det kan også være preferanser til kontraktstyper som i større grad muliggjør en balansert risikofordeling.

Markedseksponering versus finansiell kompensering
Dette er viktig. Særlig for deg som bruker dagene dine på å styre prosjekter eller virksomheter: I dagens marked kan det oppleves store avvik mellom faktisk markedseksponering og finansiell kompensering for prisvekst. Vi kan dele opp verdikjeden i nivåene 1) finansierende, 2) virksomhet, 3) prosjekt og 4) entreprenør.

Midler med prisjustering går mellom alle ledd. Den faktiske markedseksponeringen er det entreprenørene som får. Når midlene overføres mellom leddene, og det brukes reguleringsmekanismer som avviker stort fra faktisk markedseksponering, vil det oppstå avvik i kjeden. Byggherresiden i prosjektene kan oppleve at priskompenseringen de får fra prosjekteier ikke strekker til den økte prisveksten entreprenør har krav på å få kompensert.

I praksis fungerer det slik at byggekostnadsindeksene fra Statistisk sentralbyrå ikke alltid fanger opp faktisk prisvekst til enhver tid. Kontraktens faktiske markedseksponering og dens gjeldende vekting av material- og arbeidskostnader blir under ekstraordinære tilstander som nå, ikke fanget godt nok opp av en standardisert indeks benyttet til prisregulering. I tillegg kan indeksen ha et statistisk etterslep som gjør at man ikke blir kompensert for markedsendringer raskt nok.

Avvikene mellom finansiell kompensering og den faktiske markedseksponeringen kan også ha en dimensjon på virksomhetsnivå. For eksempel i offentlige virksomheter som blir kompensert for prisvekst fra sitt eiernivå via en satt justeringsfaktor, også kalt deflator. Ved avvik mellom deflatoren og justeringen til prosjektene, vil den offentlige virksomheten også kunne få et avvik.

Hvordan skal vi komme oss gjennom stormen?
God porteføljestyring er viktigere enn noensinne i dagens marked, og avgjørende for å ta strategiske beslutninger knyttet til kontraheringspunkt, valg av kontraktstrategi og eventuelle beslutninger om stans, utsettelser eller omfangsjusteringer.

En portefølje med god oversikt og struktur sammen med egen analysekapabilitet kan også gjøre det mulig å koordinere med andre byggherrer. Om det er for mange prosjekter i omløp, kan dette føre til at det blir for få tilbydere per kontrakt, som igjen kan føre til enda høyere priser. Det kan gi store følger for porteføljen om markedet blir støvsugd for kapasitet. Derfor bør vi nå være enda mer åpne for å samarbeide mer på tvers i markedet, slik at alle sikrer et visst nivå av forutsigbarhet.

Markedseksponering og tilpassede indekser for prisjustering
Det å kjenne porteføljens faktiske markedseksponering er kritisk i tiden vi er i. Analyser av prosjektenes estimatnedbrytning og eksponering mot ulike arbeids- og råvaremarkeder er avgjørende for å få denne forståelsen. Her er ikke nødvendigvis standardiserte byggekostnadsindekser fra Statistisk sentralbyrå presise nok, og det kan som forklart over oppstå avvik mellom justering fra finansierende til byggherre og til hva entreprenør faktisk skal kompenseres for.

En vei å gå er å etablere såkalte virksomhets- eller prosjektindekser som er en videreføring av indeksene fra SSB, men i større grad tilpasset porteføljens eller prosjektets faktiske markedseksponering.

Slike tilpassede indekser kan også brukes for prisjustering for både tildelte midler til byggherre og til prosjektene, og fra byggherresiden i prosjektene til entreprenør. Dette er med på å skape økt forutsigbarhet for alle parter med best mulig fordeling av risiko til de som kan håndtere den.

Reservestyring
I prosjektene er det også viktig å ha kontinuerlig fokus på gjenstående reserver. God reservestyring innebærer å ha en operativ usikkerhetsstyrings som iverksetter tiltak for å eliminere, redusere, overføre og eventuelt akseptere risiko. Når det gjelder å ha kontroll på faktiske gjenstående midler reservert til uforutsette hendelser, er det avgjørende å prognostisere både kostnader og finansiering i løpende kroner helt til prosjektslutt. Det gir et bedre bilde av faktiske gjenstående reserver som tar hensyn til faktureringstakten fra entreprenør og byggherres kompensering for prisjustering. Ser man på gjenstående reserver hvor kostnad- og finansieringssiden kun er justert til dagens prisnivå, og ikke løpende kroner til prosjektslutt, kan det gi et feil bilde.

Kostnadsestimering
En godt definert estimeringsprosess er også sentralt for å sikre gode prognoser for prosjektenes sluttkostnad. Her er noen sentrale tiltak:

* Integrering av estimeringsfunksjonen tett med øvrig del av prosjektet er avgjørende for å sikre at ny informasjon raskest mulig blir regnet med i estimatet som er under utarbeidelse.

* Å jobbe etter en definert estimeringsprosess i henhold til god praksis og å etableres planer for estimatutgivelser er viktige for å sikre en transparens, forutsigbarhet og nødvendig involvering fra interessenter, aktører og beslutningstakere.

* Bruk av effektive sykliske estimeringsprosesser tilpasset gjeldende informasjonsnivå vil gjøre at man raskere kan implementere endringer av priser og publisere oppdaterte estimater.

Kontrakts og prismodeller, samt samarbeid mellom byggherre og entreprenør
Et overordnet mål uavhengig av valg av kontraktstrategi bør være å etablere kontrakter som fordeler risiko til den parten som har best forutsetninger for å håndtere den. I dagens marked kan det være spesielt fordelaktig å se på reguleringsmekanismer utover de standardiserte NS-kontraktene. På den måten etableres best mulig forutsigbarhet for entreprenørene. God dialog og samhandling med marked og entreprenører både før og etter kontrahering er avgjørende. Samhandling og risikobalanse er viktig for å få til gode løsninger, både under forhandlinger med entreprenør og underveis i en kontrakt. Tett samhandling med entreprenør kan i større grad legge til rette for å finne gode løsninger når rammebetingelser endres underveis.

Skal vi seile av stormen er det viktig at aktører i hele verdikjeden:
* Har relevant kompetanse innen kontrakt- og gjennomføringsstrategi, samt markedsforhold og reguleringsmekanismer

* Er proaktive med tanke på hvordan prosjektet agerer og tar beslutninger i relasjon til det landskapet man er i

* Er åpne for samarbeidsmodeller som er hensiktsmessige for prosjektene og aktørene for å sikre nødvendig forutsigbarhet

Dette er et leserinnlegg og meninger i innlegget står for forfatterens regning.