9 grunner til at entreprenørens økonomisjef må til skyen

I samfunnet er entreprenørene hjørnesteiner, verdiskapere og blant landets aller viktigste arbeidsgivere. Derfor er det viktig at økonomisjefen har forutsetningene til å sikre at det tas smartere grep slik at konkurransekraften opprettholdes. Dette særlig i møte med skjerpet konkurranse fra stadig flere kanter.

Entreprenørforeningen EBA har blinket ut seks viktige oppgaver for årene som kommer. Fire av disse bør være helt eller delvis plassert på økonomisjefens bord:

- Redusere klimagassutslipp

- Høyere verdiskaping

- Øke innovasjon og omstillingsevne

- Sikre mer samarbeid og dialog internt, og med bransjen.

- For å møte kravene bør virksomheten styres med moderne driftssystemer i skyen. Tidkrevende prosesser må automatiseres slik at dyktige økonomer har tid til å bygge langsiktige verdier for selskapet, sier administrerende direktør i Xledger, Ove Jørgen Carlsen.

Like viktig er det å sikre at ledere, beslutningstagere og prosjektledere får bedre evne til å styre og kontrollere sine prosjekt og oppdrag, uansett tid og sted.

- Det løses med et økonomi- og driftssystem som er tilgjengelig uansett tid og sted, sier han.

Selskapet Carlsen leder er et norsk softwareselskap som utvikler og leverer et moderne skybasert ERP-system. Det brukes av mange mellomstore og store aktører innen eiendom og entreprenør for å modernisere driften, og møte avanserte krav til økonomistyring.

Les historiene til flere av disse selskapene her

God på endring, teft for tilpassing
For å løfte driften av selskapet inn i fremtiden, mener Carlsen at økonomidirektøren må styrke virksomhetens evne til å være tilpasnings- og endringsdyktig. Digital endring må forankres i hele organisasjonen, og i arbeidsprosessene. Han lister opp ni grunner til at entreprenører behøver et mer moderne økonomisystem i skyen:

1. Innsikt og analyse: Ifølge en undersøkelse gjort av Dagens Næringsliv i 2020, er innsikt og automatisering de viktigste funksjonene ledere vil ha fra sitt økonomisystem. Med et system i skyen vil ledere få enkel tilgang til innsikt i sanntidsdata, og rapporter som gir oversikt over lønnsomheten i prosjektene.

2.Bedre beslutninger: Ved å digitalisere og automatisere de manuelle arbeidsprosessene vil risikoen for underkalkulering eller kostnadsoverskridelser reduseres, og kontrollen på lønnsomheten i hvert enkelt prosjekt økes. Via et enkelt tastetrykk på nettbrett eller mobil kan ansatte registrere timeforbruk, følge opp lager og ha kontroll på alle løpende kostnader i prosjektet. Evnen til å ta bedre beslutninger følger prosjektet fra tegnebordet og helt frem til etter at det er overlevert til byggherre.

3.Konkurransekraft med bærekraft: Myndighetene vil fremover premiere de som investerer i gode miljøvalg, i form av bedre uttelling i krav og kontraktstildelinger fra offentlige byggherrer.Økonomidirektøren er dermed sentral for å sikre at virksomheten investerer i bærekraftige systemer, løsninger og maskiner, og det blir viktig å kunne legge frem detaljerte klimaregnskap.

4. For å møte kompliserte krav: Entreprenører er gjerne bygd opp i konsernstrukturer som stiller store krav til datainnhenting på tvers av selskaper. For økonomiavdelingen er det viktig å ha et skalerbart system som kan tilpasses ulike behov, og legger til rette for enhetlig konsernoppsett for alle datterselskaper.

5.Prosjektstyring: Med et økonomisystem i skyen kan hvert prosjekt i konsernet få sitt eget detaljerte regnskap som er oppdatert i sanntid. Dermed kan effektiviteten og kontrollen økes gjennom egne prosjektregnskap, timeregistrering, ordrehåndtering og fakturering, og anleggsregister. Det vil gi virksomheten gevinster å velge en løsning som kan integreres med fagsystemer som SmartDok, ISY og SpeedyCraft.

6.Sikkerhet: Nasjonal Sikkerhetsmyndighet publiserte høsten 2020 sin nye rapport Helhetlig digitalt risikobilde 2020. Nasjonal Sikkerhetsmyndighet (NSM) påpeker at bruk av skytjenester i de fleste tilfeller vil gi større fordeler enn ulemper for den enkelte bedrift. Men de viser også til hvor viktig det er å gjøre grundige vurderinger når man skal bestemme seg for hvilke løsninger man vil benytte seg av. Dette gjelder spesielt dersom man velger å benytte seg av tilbydere med datasentre utenfor Norge. Ved å velge en tilbyder utenfor Norge, har man ifølge NSM mindre kontroll over hvor dataene befinner seg. Enda viktigere, du har nødvendigvis ikke full kontroll over hvilke personer som har tilgang til datasenteret. Xledger har sterk forankring i Norge og er et veldig godt alternativ for de bedriftene som er opptatt av sikkerhet i sine skyløsninger, og som vil ha en løsning der de har god kontroll på hvor data blir lagret.

7.Et oppgjør med permer og kompliserte rutiner:Det finnes mange mellomstore entreprenører i Norge som jobber med manuelle rutiner, regnskap i permer, bilag som trenger oppmøte for signering og hjemmesnekrede databaser. I møte med nye krav vil dette være tvangstrøyer på virksomhetens evne til å levere anbud som vinner, og det virker negativt på styringen og kontrollen over prosjektene. Utdaterte prosesser er personavhengige, og støtter heller ikke behovene for å styre arbeidet fra byggeplassene. Oppgaver som bilagsregistrering, bankavstemming og utarbeidelse av rapporter til topp- og mellomledelse bør løses ved automatisert arbeidsflyt og liten eller ingen manuell innsats.

8.For å hjelpe kollegene jobbe smartere: En gang var økonomisystemet en støtte for økonomi- og regnskapssjefene. I dag er det en samarbeidsarena på tvers av nivåer, avdelinger, selskaper og mot eksterne partnere. Det er navet som styrer alle prosjekter, og systemet skal passe alle behov hos virksomheter av alle størrelser. Økonomiledere kan skape mer moderne driftsformer ved å samarbeide tettere internt på tvers av avdelinger, frigjøre tid til oppgavene som gir størst forretningsgevinst, og ha en visjon for fremtidens arbeidsform i egen avdeling, og i virksomheten forøvrig.

9.En rask og trygg overgang: Det å gå fra gamle rutiner til en moderne drift behøver ikke være uforholdsmessig dyrt eller vanskelig. Det er mange eksempler på at det kun tar tre måneder å bytte til nytt system. Xledger har mange kunder fra ulike bransjer som peker på overgangen til nytt system som kanskje det viktigste prosjektet de har gjennomført. Når de først har flyttet til skyen behøver økonomisjef aldri lenger å grue seg til endringer og oppgraderinger, moderne system oppgraderes jevnlig med nye smarte funksjoner.

Vil du vite mer om det trygge valget av nytt økonomisystem? Last ned vår guide her