Innlegg: Handlingsrommet i offentlige innkjøpskontrakter

Advokatene Morten Goller og Thomas G. Naalsund oppfordrer i Dagens Næringsliv 23. mars offentlige innkjøpere til å benytte handlingsrommet i regelverket.

Vår erfaring er at handlingsrommet er større enn innkjøperne tror, mens det er mindre enn leverandørene tror.

For innkjøperne kan man dele det i tre.

Det første er det nå er viktig at budsjettene økes og brukes, og at offentlig sektor kunngjør flere konkurranser. Det samme gjorde de under finanskrisen, og det holdt en rekke bedrifter flytende under krisen.

Det andre er anskaffelsesfasen. Der det er mulig å redusere konkurransen eller i ytterste fall kjøpe direkte fra en leverandør – i hvert fall hvis det er snakk om nødvendige innkjøp til kritisk infrastruktur. Videre kan innkjøperen vurdere å endre risikobalansen i kontrakten, til fordel for leverandørene. For eksempel ta større del av valutarisiko på egen kappe. Man kan også legge inn lengre frister for tilbudsinnlevering for å få med flere leverandører, eller korte ned fristene hvis det haster. Ta også i bruk digitale verktøy. Selv leder vi for tiden mange innkjøpsprosesser for offentlige virksomheter, og alle forhandlinger foregår på eksempelvis Skype eller Teams, ofte med 10-talls deltagere fra hvert sitt hjemmekontor.

Det tredje er under kontraktsperioden. I den situasjonen vi nå er i kan offentlige innkjøpere gjøre vesentlige endringer i løpende kontrakter, noe som ellers ikke lov. Så lenge ikke kontraktssummen overstiger 50% av opprinnelig beløp, kan endringer fritt skje. Dette bør innkjøperen benytte for å få til smidige løsninger.

Leverandørene på sin side er nå aktive med å hevde Force majeure og fritak fra ansvar. Dette er problematisk. Force majeure-formuleringer er forskjellige i mange kontrakter og har ikke èn felles betydning. Man må derfor tolke hver enkelt kontrakt for å se på betydningen. Kjernen er at når det inntreffer forhold ingen av partene har kunne forberedt seg på, kan forpliktelsene suspenderes/stoppes en periode. Men avtalen skal ellers holdes hvis mulig.

Selv om det er en Force majeure-situasjon er ikke det et frikort for leverandørene til å revidere priser eller å be oppdragsgiveren ta ansvar for endret valuta, slik nå en del leverandører ser ut til å hevde.

Vårt råd til begge parter er likevel å gå i dialog. Mye kan løses ved reforhandlinger og gjensidig respekt. Alle er mest tjent med at leverandørene overlever, og ikke minst at konkurransen i markedet opprettholdes.

Dette innlegget ble først publisert i Dagens Næringsliv.