Ny gjennomføringsmodell

Det har etter min oppfatning stor betydning for hvilke resultater en kan forvente seg å oppnå, hvordan incitamentene utformes, hvordan aktørene blir honorert, hvordan aktørene kan oppnå fortjeneste og hvilke aktiviteter som skal inngå i modellene. I modellen vår har vi lagt stor vekt på at det ikke skal være mulig for aktørene å få gevinst ved fiendtlig eller illojal opptreden, ei heller for byggherren og hans representanter. Samspillmodellen er utviklet med det for øye å sveise sammen byggeprosessens forskjellige aktører, for å oppnå høy kvalitet og kostnadseffektivitet gjennom hele byggeprosjektet. Modellen som sådan kan man godt si er et motstykke til den senere tids fiendtlige konkurranseatmosfære. I samspillmodellen blir det etablert en felles prosjekterings- og byggeorganisasjon, med deltakere fra både entreprenøren og byggherren. Dette bidrar til å skape forutsetninger for et vellykket prosjekt. Et byggeprosjekt kan gjerne sammenliknes med et stafettløp der stafettdeltakerne ikke har noen kontakt med hverandre. Denne manglende kontakten gir naturlig nok svært dårlige vekslinger. For byggebransjen har de dårlige vekslingene medført kvalitetsproblemer og liten grad av utvikling gamle tekniske og organisatoriske løsninger plankes. Dette har i sin tur medført at bransjen har fått et dårlig rykte, rekrutteringsproblemer og dårlig lønnsomhet. For å bryte den negative trenden og oppnå god kvalitet og høyere utviklingstakt kreves nye måter å tenke og arbeide på. Hvis vi ikke endrer måten vi organiserer byggeprosjektene på, kan vi heller ikke forvente at resultatene blir annerledes. Hvis vi gjør som vi pleier - blir resultatene også som de pleier å bli. En medvirkende årsak til kvalitetsproblemene er at byggeprosessen er sterkt oppdelt. Prosjektering, bygging og drift og vedlikehold utføres av forskjellige foretak/organisasjoner, som mangler økonomiske, eller andre, motiver for å samhandle. Dette fører til at kommunikasjonen mellom partene ofte innskrenkes til forhandlinger om det økonomiske vederlag. Dette er ikke det beste utgangspunktet for samhandling om kvalitet, funksjon eller miljøaspekter. Ambisjonen med samspillmodellen er å få byggebransjen aktører til å samhandle - i stedet for å bruke tid på konfrontasjoner og konflikter. En tradisjonell kontrakt (f.eks. basert på NS 3430/3441) fyller i hovedsak to funksjoner: den identifiserer dels hva prosjektet omfatter vedrørende kvalitet, kostnader og tidsplan, og dels fordeler den risikoen mellom kontraktspartene. I samspillmodellen konsentrerer vi oss i hovedsak om å avtale på hvilken måte arbeidet og byggeprosjektet skal gjennomføres. Stikkordsmessig har vi i vår modell lagt vekt på følgende aktiviteter og organisatoriske tiltak: særskilt funksjon som kvalitetsansvarlig hos både totalenetreprenøren og underentreprenører, funksjon som befaringsleder, befaringer avholdes av en befaringsgruppe, etter prinnsippet om fortløpende befaringer (dette overflødiggjør overtakelsesbefaringen). Det innføres en ny møtestruktur med ledelsesgruppemøte, beslutningsmøte, kvalitets- og miljømøter, økonomimøter og anskaffelses- og innkjøpsmøter. Det endrede fokus er oppnåelig uansett valg av anskaffelsesmetode, og samspill kan benyttes sammen med samtlige entrepriseformer. Det kan imidlertid være mest fordelaktig om det benyttes sammen med totalentrepriser kombinert med funksjonskrav. Med denne kombinasjonen blir det lettere for aktørene å komme med nye ideer og nye tekniske løsninger. Et vellykket samspillforhold er avhengig av tre faktorer: tillit, god kommunikasjon og evne til problemløsning. En annen grunnleggende faktor for at samspillforholdet skal bli vellykket er at det gis gjensidige fordeler og muligheter for deltakerne. Noen har hevdet at det ikke et nødvendig med en formell bindende avtale i et samspillarrangement. Det er t.o.m. hevdet at en formell bindende avtale er helt uforenelig med samspill. I de fleste nye modellen benyttes standardavtaler, selv om det av mange medgies at standardavtaler kan være skadelige i sin oppbygging og at standardavtalene har hensikter som kan stride mot prinsippene bak samspillmodellen, og andre nye modeller. Utviklingen av gjensidige og felles avtalte samspilldokumenter er en viktig støtte for samspillprosessen, og av mer vital betydning enn selve kontrakten. Samspillmodellen kan i sin ytterste konsekvens ses på som en måte å øke kundetilfredsstillelse på - en form for kvalitetsutvikling der alle aktører kan bli vinnere. Dette kalles for vinn - vinn strategien, i motsetning til vinn - tape forhold som vanligvis skapes i forretningsverden (Larsson, 1999). Det bør i prosjektene tydelig framgå at samspill er en myk parameter og at samspill ikke må forveksles med vanlig entreprisekontrakt. Samspill må sees på som et arbeidsmåte, som har som mål at prosjektet skal bli så kostnadseffektivt som mulig. Samspill forutsetter at alle berørte aksepterer konseptet. Hver enkelt prosjektmedarbeider må være bevisst på hva samspill innebærer. Hvis ikke ledelsen har engasjement, tillit og kunnskap om metodene kan det bli svært vanskelig å oppnå de tiltenkte resultater. Ved ethvert samspillprosjekt er det verdifullt med en kunnskapsrik person, innenfor dette området, som kan fungere som pådriver i samspillarbeidet. Konseptet for Bakkeløkka flerbrukshall er basert på at totalentreprenøren i utgangspunktet kun skal levere rigg, drift og administrasjon. Dersom totalentreprenøren også ønsker å levere andre ytelser/fag håndteres dette økonomisk som øvrige underentrepriser til selvkost. Byggherren skal delta i totalentreprenørens kontrahering av underentreprenører og prosjekterende. Som hovedregel skal underentreprenører, konsulenter og varer, som ved anskaffelsestidspunktet kan defineres i tid og omfang, anskaffes til fast pris. Det er på tross av dette inngått samspillavtale med alle underentreprenører på prosjektet, og de fleste rådgiverne. Kontrakt og bestilling skal gjøres av totalentreprenøren. Kostnadsreguleringer utføres av byggherren og totalentreprenøren i felleskap. Totalentreprenøren ble i konkurransegrunnlaget invitert til å avgi tilbud på det vi har kalt fastpriselementet. Ut over fastpriselementet skjer all betaling og vederlag til totalentreprenøren til selvkost, etter dokumenterte kostnader til underentreprenører og konsulenter/rådgivere. Etter at totalentreprenøren er valgt blir alle videre anskaffelser foretatt av totalentreprenøren og byggherren i felleskap.Begrepet selvkost er definert i kontraktsbestemmelsene og likeledes hva som inngår i fastpriselementet. Det er blandt annet inkludert at den 3 årige reklamasjonsfristen er utvidet til 5 år og kostnader til utbedring av feil og mangler. Det er viktig å understreke at vi ikke ønsket at deler av dette skulle oppgies i form av påslagsprosenter. Der er laget særskilte regler i forhold til NS 3431 pkt. 26 Totalentreprenørens dekning av merutgifter tilpasse samspillmodellen. Kravene til totalentreprenørens kvalifikasjoner er mer eller mindre klassiske og i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften). Foruten at totalentreprenøren i tilbudet skal dokumentere at han er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene skal det innleverte tilbud blandt annet bestå av: kostnadskalkyle for hele prosjektet og program for å oppnå engasjerte medarbeidere, forslag til fordeling av bonus, med mer. Tildelingen skjedde etter vurdering av bla. ovennevnte, samt til en viss grad etter vurdering av fastpriselementet og timepriser. Tillit vil naturligvis bli en avgjørende forutsetning og vi la stor vekt på personlige egenskaper hos de menneskene som var foreslått, herunder åpenhet og beredskap for å akseptere og dele andres feil. På tross av at samspill er et relativt nytt konsept kan det synes merkelig at det faktisk er slik. Det naturlige i alle byggeprosjekter burde være å samhandle for å få høyere kvalitet og dermed kostnadsbesparelser. Men med tanke på at byggebransjen både er tradisjonell og konservativ er det lett å forstå årsaken til at det ikke er slik allikevel.Samordningen av forskjellige aktørers arbeid har alltid vært et viktig element ved byggevirksomhet. Samspill innebærer at de fleste beslutningene som regel overlates til lavere nivåer enn vanlig. Ettersom personlige egenskaper har en tendens til å fremtre mer markert i slike situasjoner, er sammensetningen av samspillgruppene avgjørende for om samspill som arbeidsform skal bli vellykket. Det kan muligens være en risiko at den private sektor vinner mest på utviklingen av samspill, mens den offentlige sektor henger etter. Det er imidlertid i den offentlige sektors interesse, i samme utstrekning som det er for den private sektor, at leverandører og entreprenører konkurrerer om oppdrag på like vilkår. Dette er også en sentral hensikt i Lov om offentlige anskaffelser.