Innlegg: Tvister i anleggsbransjen - Brannfakkel 5 - samhandlingsfasen, mottrekk mot den skadelige støpesjuka

Jeg deltok nettopp på et seminar om mekling og diverse oppmanns-varianter som alternativ til rettergang der tvister har oppstått. Seminaret var meget interessant – mange gode foredrag – og mange dyktige foredragsholdere.

Det grunnleggende tankegodset var hvordan partene sammen kunne finne gode løsninger i tvister som hadde oppstått under utførelsen. Stikkord fra notatblokken kunne vært flere, men tillit var en gjenganger.

Likeså var avlasting av rettsvesenet samt mindre ressurskrevende og mer effektive prosesser hyppig nevnt. Jeg deler alt dette – en vinn-vinn-løsning.

Men ; et vesentlig fokus savnet jeg. Gode metoder for tvisteløsning forutsetter at det allerede er oppstått en tvist og er ingen åpenbar konkurrent til det beste alternativet som er effektiv, forutsigbar produksjon uten tvister. Dette er en trippel-vinn målsetting – og den er oppnåelig.

Samhandlingsfasen er en nøkkel i denne sammenheng, og bør fokusere sterkt på systematisk jobbing og utsjekking av en rekke punkter som må være i orden for at prosjektet skal bli vellykket. Sjekklisten hentes fra liten over typiske tvistepunkter og settes sammen med forutsetningene for god og effektiv produksjon. I denne fasen kan dette gjøres med små kostnader og med stor påvirkning på prosessen.

«Støpesjuka» - en naturlig refleks med potensielt store skadevirkninger

Støpesjuka er et gammelt sjargongutrykk i bygge bransjen. Oversatt innebærer støpesjuka både stor evne og vilje til å komme hurtig i gang med arbeidene. Det gamle ordtaket om at hastverk er lastverk er en annen side av samme sak.

Statens Vegvesen ved Vegdirektoratet har tidlig sett behovet for å ha en samhandlingsfase før bygging, og har sågar laget egen håndbok der prosessen er beskrevet, jfr. Håndbok V 772. Her fokuseres det på flere forhold, i hovedsak omhandler dette:

1) Personer, roller, samarbeid.

2) Gjennomgang av kontrakten.

3) Helse, miljø og sikkerhet.

4) Håndtering av tvister.

Som jeg tidligere har gitt uttrykk for er SVVs håndbøker gode fagbøker med solid forankring i både teori og praksis. Jeg er imidlertid ikke like sikker på at opplegget for samhandling er like bra.

Håndbok V772 har etter min mening et fokus som i for liten grad er vendt mot prosjektet og prosjektets behov for effektiv og god gjennomføring. Her kan det ligge en gode muligheter for forbedringer og fokus-endring for å kunne forebygge tvister.

Hovedfokuset i V772 synes å være roller, kontrakt, HMS og tvister. Selvsagt er dette viktige tema – men etter å ha studert hva som ligger igjen på bordet etter en god del samhandlinger, har jeg dessverre savnet mer konkret gjennomgang av prosjektets kritiske faktorer.

Mangegode ting er tre

Et utførelsesprosjekt involverer særlig tre parter eller organisasjoner som må fungere sammen for at prosjektet skal bli vellykket. Hvem som er viktigst er et like lite klokt spørsmål som hvilket bein er viktigst på en trebeint stol (f.eks. kikkertstativet).

Svaret er at alle tre er like viktige – lengden på hvert bein må justeres etter terrenget som til enhver tid er tilstede – og dette vil variere i ulike faser.

I klartekst ; når et prosjekt skal gå over i byggefasen må det etableres organisasjoner som skal dra i samme retning for å bringe prosjektet frem til fullførelse, og disse tre organisasjonene må forenes. Her gir samhandlingsfasen en enestående og utmerket anledning til å legge til rette for en trippel-vinn målsetting.

Planfast arbeid – nøkkelen til suksess og fravær av tvister

En velkjent myte er at entreprenører tjener på mange og sene endringer. En klok svensk kollega med særdeles allsidig erfaring fra alle tre organisasjonene sa det tindrende klart; entreprenørene tror de tjener på endringer, faktum er motsatt, dom förlorar på alla.

Forklaringen er like enkel som selvfølgelig; enkle tilleggsarbeider som ikke er planlagt vil gi økte timeverk og dermed økte kostnader. Om tilleggs- eller endringsarbeidene forstyrrer selve kontraktarbeidet vil det i tillegg oppstå økte kostnader for kontraktarbeidet, samt mulige forsinkelser.

Endringer med såkalt tidskonsekvens er den store konfliktdriveren– her er betalingsviljen ditto liten fordi overforbruk av kalkulerte timeverk gir liten opplevd merverdi for den som skal betale, og dermed økt konfliktpotensiale, jfr. de mange konfliktene vi har sett de siste tiårene.

Det er også verd å minne hverandre på at bevisproblematikken knyttet til effekten av endringer med tidskonsekvens er en utfordring og opphav til lange diskusjoner og dermed hevet konfliktnivå. En hensiktsmessig samhandlingsprosess vil være viktig for å forebygge slike uønskede konflikter med endeløse diskusjoner.

Samhandlingsfasen – en gyllen mulighet

Hva er så mitt poeng?: De tre organisasjonene som skal dra lasset til sammen er forskjellige, både i natur og hva angår virksomhetenes formål. Dette reiser behov for å identifisere og sjekke ut de tiltak og forordninger som skal til for at de hver for seg og sammen skal fungere. Her er det viktig å være konkret, målrettet og systematisk for å bygge kunnskapsbasert tillit.

For ikke å forlate leseren i et tomrom, er stikkordene en grundig gjennomgang av alle produksjonsforutsetninger som kreves for å oppnå planfast gjennomføring uten avbrudd.

Kort fortalt må entreprenørens gjennomføringsplan og fremdriftsplan underlegges en kritisk gjennomgang. Entreprenøren må også forklare og klart tilkjennegi hvilke behov han har for medvirkning fra de to andre organisasjonene, og det må sjekkes og dobbeltsjekkes at dette lar seg oppfylle.

En like selvfølgelig del av samhandlingen er å granske byggherrens medvirkningsplikt. Dette innebærer en kritisk gjennomgang av grunnundersøkelser, tegninger og beregninger, og ikke minst hvordan prosjekteringen oppsummeres i den beskrivende mengdefortegnelsen.

Jeg legger også til, for egen regning: partenes oppfyllelse av byggherreforskriftens plikter er veldig viktig – denne forskriften danner mal, og gir forståelse for hva som må ligge i bunnen for gjennomføring av gode og sunne prosjekter.

Oppsummert

Formålet med en prosjektorientert samhandling er ikke å putte lort i lomma på de andre organisasjonene, men heller å identifisere så mange hindringer og potensielle forstyrrelser som mulig. I denne fasen er det nesten kostnadsfritt å treffe korrigerende tiltak - og kritiske spørsmål er helt nødvendige for å gjøre prosjektene robuste.

Prosjektorientert samhandling vil gi risikoavlastning og forebygge tvister. Dette er anerkjent kunnskap og er samtidig nødvendig for at prosjekteiere skal høste deler av gevinsten som følger planfast arbeid – og ikke minst forebygge kostbare og ødeleggende konflikter.