Innlegg: Hvorfor er hensyn til livssykluskostnader så utfordrende i praksis?

Det er stor enighet om at livssykluskostnader kan være et viktig parameter å bruke i anbudskonkurranser. Byggherren kan få trygghet for at det som er levert har den kvaliteten som entreprenøren har lovet. Entreprenøren på sin side ønsker gjerne å levere det byggherren etterspør og få brukt sin kompetanse til å levere et optimalt prosjekt.

Det har imidlertid vist seg at det ikke er lett å implementere livssykluskostnader i anbudskonkurransene. Det blir fort feil når rammene for et komplekst regnestykke skal beskrives av en part og videre tolkes av andre parter med minimal samhandling på tvers. Dagens status for hensyn til livssykluskostnader i byggeprosjekter er derfor preget av stikkord som gode intensjoner, datakrevende, varierende fokusområder samt manglende sammenlignbarhet og samarbeid. Dette er uheldig når det ligger et stort potensial for forbedring ved å ta i bruk livssykluskostnader som et verktøy for beslutningsstøtte.

Utfordringene som oppstår i praksis er beskrevet som et konkret eksempel under basert på sammenfallende erfaringer fra flere prosjekter.

Prosess frem mot utlysning

La oss ta et eksempel som viser hvor det gjerne går galt.

Byggherren utarbeider en ytelsesbeskrivelse for totalentreprenørens beregning av livssykluskostnader, en såkalt LCC-beregning. I dette prosjektet har byggherren et sterkt ønske om at totalentreprenøren skal få mulighet til å utnytte sin kompetanse slik at løsningsvalg gir den optimale sammensetningen av investeringskostnad sett opp mot forvaltning, drift og vedlikehold av bygget (FDV) og samtidig ha sikkerhet for at entreprenøren leverer riktig kvalitet. Byggherren er en kommune og tenker typisk som følger under utarbeidelse av anbudsgrunnlaget:

«Det er rimelig enkelt å få vedtak om bevilging av midler til et nytt byggeprosjekt, men det er vanskelig å få bevilget midler til drift etter ferdigstillelse. Om vi setter det som et krav at entreprenøren skal optimalisere prosjektet ut i fra et livssyklusperspektiv og dokumenterer dette vil det sannsynligvis bli lettere å få bevilgning til å dekke både investering og drift. Slik kan vi unngå et planlagt forfall.»

Dermed beskriver byggherren at tilbyderne skal lage et estimat for hele det foreslåtte prosjektet basert på NS3454: 2013 «Livsykluskostnader for byggverk – Prinsipper og klassifikasjon». I tilbudsinvitasjonens tildelingskriterier velger kommunen derfor å vekte investeringskostnaden og FDV-kostnaden tungt sett i forhold til andre krav.

Anbudskonkurranse

Kommunen har med andre ord de beste intensjoner, men til tross for dette kan gjerne entreprenøren oppleve intensjonene på en litt annen måte. Entreprenøren utbryter:

«Dette er jo helt vanvittig!»

Etter hvert som entreprenøren har gjennomgått konkurransegrunnlaget begynner konsekvensene av de omfattende kravene å synke inn.

Entrenprenøren sier videre: «Om vi skal følge disse kravene til punkt og prikke og samtidig minimere risiko knyttet til usikkerhet av beregningene, vil jo dette dreie seg om et arbeid på flere hundretusen bare i tilbudsfasen. Her vil jo alt fokus forsvinne fra å gjøre gode tiltak for å sikre at ikke noe blir feil eller uteglemt. Det beregnede resultatet vil jo i beste fall være usikkert ettersom det er såpass stort tolkningsrom knyttet til omfanget og forutsetningene i de definerte beregningsreglene. Byggherren ber jo i praksis oss om å opplyse dem om hva lønnskostnadene til deres driftspersonell er. Dette må jo uansett beregnes på nytt etter samspillsfasen og kuttrunden.»

For å imøtekomme byggherrens krav og samtidig unngå å risikere å bli forkastet på grunn av forbehold eller at konkurransen blir avlyst på grunn av avdekking av vanskelige detaljer, beslutter entreprenøren seg for å levere en detaljert beregning av livssykluskostnadene slik byggherren har definert.

Det ender med at de beregnede FDV-kostandene utgjør like mye som tilbudssummen. Entreprenøren blir selvsagt litt betenkt:

«Det er jo en stor risiko for oss at vi ikke vet hvilke erfaringstall og forutsetninger de andre entreprenørene legger til grunn. Legger vi oss på en for optimistisk linje vil vi bli straffet hardt avhengig av hvordan LCC-revisoren tolker erfaringstallene. Er vi for konservative, vil vi tape konkurransen. Det samme gjelder hvor stor andel av bygningsdelene vi skal inkludere. Kofa-dommen om tildeling av prosjekt basert på LCC beregning slår jo fast at resultatene er gyldige dersom tallene kan sannsynliggjøres og begrunnes. Det åpner jo egentlig for stort spillerom hos den enkelte tilbyder.»

Tilbudsevaluering

Etter at alle tilbudene er mottatt og gjennomgått er juryen fortvilet:

«Dette er jo ikke det som er etterspurt! Hvordan skal vi klare å evaluere tilbudene på en god måte?»

Det viser seg at alle tilbyderne har tolket kravene ulikt og gjennomført livsløpsberegningene på ulik måte. I tillegg har de lagt til grunn forskjellige forutsetninger. Ingen er i samsvar med det byggherren forutsatte. Differansene mellom beregningene er så store at det blir helt umulig for byggherren å sammenligne tilbyderne. Beregningene i tilbudene er typisk illustrert i tabeller på et overordnet nivå som ikke er mulig å etterprøve. Der er mye prosa og svært få detaljerte beregninger.

Byggherren har ikke noe annet valg enn å avlyse konkurransen og lyse ut på nytt. Prosjektet blir utsatt.

Hvorfor er hensyn til livssykluskostnader i byggeprosjekter så vanskelig?

Intensjonene til byggherren er gode, men det hjelper lite når entreprenørene ikke får den informasjonen de trenger for å gå inn i konkurransen.

Utfordringen oppstår fordi det er behov for svært datakrevende beregninger for å gjennomføre analysene som etterspørres. I en konvensjonell konkurranse må det derfor legges ned betydelig innsats for å detaljere spesifikasjonene for beregningene til et nivå slik at tilbudspapirene inneholder tilstrekkelig informasjon til at tilbyderne kan gjennomføre beregningene på en enhetlig måte.

Når detaljene mangler, blir resultatet raskt for mange frihetsgrader knyttet til sentrale temaer som for eksempel fysiske systemgrenser, fasemessige systemgrenser, lønnskostnader til driftspersonell og informasjon om felles service- og vedlikeholdskostnader. Resultatet er at de ulike tilbyderne ikke kan sammenlignes.

For at livsløpskostnader skal behandles skikkelig i et byggeprosjekt er man helt avhengig av at byggherre og entreprenør samt brukere, driftspersonell og servicepersonell kommer frem til felles løsninger gjennom tett samarbeid. Det er kun gjennom samarbeid mellom de ulike aktørene at man kan klare å redusere usikkerheten knyttet til ulike forutsetninger og gjør det mulig å identifisere og gjøre tiltak på fokusområder med stor betydning på de totale livssykluskostnadene som samtidig har potensial for påvirkning. Heldigvis er det lys i tunnelen. Ny lov om offentlige anskaffelser åpner i større grad for en slik samarbeidsform og det er derfor håp om at vi fremover vil se anbudskonkurranser som evner å bruke livsløpskostnader som et velfungerende parameter i utvelgelsen av den rette entreprenøren.