eRoom ProsjektHotell: Sparer tid og penger

eRoom er et samhandlingsverktøy som flere har tatt i bruk. eRoom er i utgangspunktet et tomt rom som kan bygges opp med ulike byggeklosser som for eksempel mapper og kalendere mm til en samhandlingsplattform (digital workplace) eller samarbeidsplass. Egentlig et rom, et område på en server i programvaren eRoom ProsjektHotell forklarer rådgiver Cathrine Storm i Joint Collaboration. En av grunntankene er at all informasjon skal ligge på ett sted. Prosjektet skal eie denne informasjonen og alle må bidra til at dette skjer. Et stort prosjekt kan ha 1 000 tegninger som er delt inn i ulike fag og typer. I en database har man muligheter for å tillegge litt mer informasjon rundt akkurat den ene tegningen eller dokumentet. I ettertid kan man da gå inn på et sted og velge alle plantegninger i bygg B fra for eksempel arkitekt. I leting og gjenfinning får man da en veldig stor besparelse. I AF Ragnar Evensens boligprosjekt Elvebredden er hele prosjekteringsgruppen med på eRoom-samarbeid. Her er for eksempel Allkopi lagt inn som et medlem i ProsjektHotellet. Når noen har lagt en bestilling i en bestillingsmappe får Allkopi automatisk beskjed om dette, forklarer Storm. Hun trekker frem brukererfaringer fra entreprenør AF Ragnar Evensens boligprosjekt Elvebredden og byggherre Ski kommunes mange prosjekter. Økonomisk gevinst AF Ragnar Evensen regner med en betydelig økonomisk gevinst ved bruk av eRoom ProsjektHotell samtidig med oppnåelse av en økt kvalitet i prosjektprosessene. Etter en grundig evaluering og kost/ nytte vurdering besluttet entreprenøren sommeren 2002 å bruke eRoom ProsjektHotell som en pilot på Elvebredden boligprosjekt. AF Ragnar Evensen har sammen med Joint Collaboration aktivt utviklet løsningen ved hjelp av skreddersøm-prinsippet. Vi har hele tiden utfordret løsningens funksjonaliteter, og det med positive opplevelser, fremholder Leif Kirkholm, prosjekteringsleder i AF Ragnar Evensen. eRoom ProsjektHotell brukes nå innen prosjekterings- og produksjonsfasene på Elvebredden. AF Ragnar Evensen knyttet AFR-personell, byggherre, arkitekt, rådgivere og utvalgte underentreprenører sammen via eRoom ProsjektHotell. I prosjektene benytter man seg blant annet av felles møtekalender. All informasjon, kommunikasjon og prosessdriving foregår via eRoom ProsjektHotell, samt alle tverrfaglige tegningsprosesser. Relevant korrespondanse, FDV og as-built, kvalitetsikrings- og HMS- dokumenter og referater arkiveres i elektroniske formater. Brukertilvalg koordineres også på eRoom ProsjektHotell, samt byggherre-relaterte aktiviteter. Resultatet Vi regner med at ti til tjue prosent er spart på administrativ tid ved bruk av eRoom ProsjektHotell, hevder Leif Kirkholm. Samtidig oppnår vi økt samspill internt og eksternt, samt økt oversikt i prosjektet. Dette skjer gjennom en samlet prosjektdatabase hvor all korrespondanse og alle tegninger og dokumenter er tilgjengelige for informasjon og distribusjon. Ved bruk av eRoom ProsjektHotell får vi et godt styringsverktøy og en dokumentert prosjektprosess med redusert gjenfinningstid av tegninger, dokumenter og korrespondanse. Tilbakemeldinger fra brukerne på Elvebredden boligprosjekt viser at flertallet mener de sparer tid på å benytte seg av eRoom ProsjektHotell. Prosjektdeltagerne sparer tid på redusert møtevirksomhet, enklere tegningshåndtering, reduserte kopieringskostnader, lettere oppfølging og mindre dobbeltarbeid. Mye mindre håndtering av e-mail med vedlegg var også ansett som meget positivt. Mindre i byggefasen eRoom brukes litt mindre i byggefasen enn i prosjekteringsfasen. Dette er et resultat av alder og IT-erfaring på de nye deltakerne. Prosjektleder og anleggsleder er vant til å bruke sine systemer. Konsulentene benytter fortsatt eRoom i stor grad, til bl.a. utveksling av tegninger og diskusjoner/logging av saker, sier Stian Mørk, som er HMS-ansvarlig og formannsassistent i prosjektet. Han har ansvaret for all HMS på prosjektet, og legger inn KS-møtereferater, vernerunder m.m. og sender alert til deltakerne i stedet for å sende på mail. eRoom brukes også mye til å håndtere alle kjøperne i prosjektet - Brev, mailer, samtaler etc. logges direkte i eRoom under hver leilighet, noe som gir god oversikt for den som håndterer tilvalgsprosessen. Samarbeidsverktøy for Ski kommune Ski kommune har mange byggeprosjekter forestående og har tatt en avgjørelse om å bruke eRoom som collaboration-verktøy, sier Karl Erik Gran, leder i prosjektavdelingen i Ski kommune. Ski kommune valgte eRoom som sin løsning fordi den kan tilpasses kommunens egne rutiner og prosesser og gir kostnadsbesparelser på timeforbruk, kopiering og distribusjon. eRoom knytter Ski kommune tettere sammen med leverandører og entreprenører, samtidig som det holdes god oversikt over all informasjon i alle prosjekter for byggherren og de øvrige aktørene. Ved å benytte samme arkiv-mal for alle prosjektene oppnås en enklere strukturering av prosjektinformasjonen, den er lett gjenkjennelig, og det går raskere å finne fem til tegninger, møtereferater og andre dokumenter som er felles. Innsparing på 40 prosent Innsparingen for Ski kommune som lettest lar seg måle er utgifter til kopiering. For to direkte sammenlignbare prosjekter har denne kostnaden blitt redusert med 40 prosent, hvilket for prosjektstørrelsen i dette tilfelle utgjør 150 000 kroner, opplyser Gran. Ski kommune får frigjort tid og kan følge bedre med på progresjonen i planleggingsarbeidet ved bruk av eRoom. Det har tidligere vært til stor frustrasjon når Ski kommune har vært prisgitt en muntlig melding om at tegninger er i rute uten at de som byggherre kan kontrollere dette. Det har forsinket byggeprosesser og medført merarbeid for byggherre i form av mer oppfølging av prosjektaktørene. Ved bruk av eRoom kan alle prosjektaktørene til enhver tid sjekke status da all dokumentasjon ligger tilgjengelig der, avslutter Gran.