Statsbygg: Riksarkivet første samspill-kontrakt

Statsbygg er i ferd med å innføre en ny modell for gjennomføring av prosjekter basert på samspill. Det legges sterkere vekt på tidligfasen med konseptutvikling med løsningsorientering hvor entreprenøren trekkes inn sammen med arkitekt og andre rådgivere. Modellen åpner for incentivavtaler i form av gevinstdeling. Statsarkivet på Kringsjå blir det første prosjektet hvor det skal inngås en slik samspillkontrakt.

Av Jan-Gunnar Fjeldstad Dagens kontraktsregime er konfliktfremmende og hvor partene produserer mye dokumentasjon for å sikre egene interesser. Dette skaper for slitsomme arbeidsdager. Slik kan vi ikke fortsette, sier Torgeir Thorsnes, avdelingsdirektør i Statsbygg med ansvar for markedsrelasjoner i avdeling for strategi og omstilling hvor oppgaven er å prøve ut ulike idéer og å vinne erfaring for dermed å utforme en helhetlig strategi. Dessuten mener han byggherrer og bransjens utøvere står overfor nye utfordringer som krever nye grep. Nye bygg blir stadig mer kompliserte hvor teknisk entreprise viser en sterkt voksende andel av prosjektinvesteringene. Dessuten må nye bygg forberedes for en mer fleksibel bruk. Dette krever nye måter å tenke og samarbeide på hvor det åpnes for samspill og livsløpstankegang, fortsetter Thorsnes. Han har lenge vært av den oppfatning i enkelte anbudskonkurranser har lagt for mye vekt på pris i forhold til andre kriterier. Dette har ført til at Statsbygg i enkelte tilfeller ikke har endt opp med det beste anbudet. Skjeler til EU Siden Statsbygg er underlagt EØS-reglene om offentlige innkjøp har man vendt seg mot EU og særlig Danmark. Her benyttes det i en del sammenhenger partnering og andre samarbeidsmodeller. Det er viktig at bransjens aktører opplever prosessen som åpen, forutberegnelig og rettferdig, sier Thorsnes som med dette signaliserer at praksis innenfor EU viser at innkjøpsreglementet åpner for samarbeidsmodeller. Løsningsorientering Med sin nye samspillsavtale ønsker Statsbygg å legge til rette for mer løsningsorientering kombinert med tillitsskapende arbeid som medfører at partene kan opptre med åpne bøker for hverandre. Dette betyr at vi som byggherre i utgangspunktet må akseptere at det skal være lov for bransjens aktører å tjene penger, kommenterer Thorsnes. Statsbygg vil videre ha mer trykk på tidligfasen slik at også entreprenøren trekkes inn allerede i konseptfasen. I dag er det slik at entreprenøren kommer for sent inn og ikke bidrar til den viktige idéfasen. Det er ikke dermed sakt at det nødvendigvis alltid er entreprenøren som sitter på de beste idéene, men vi vil ha dem med, sier Thorsnes som har stor tro på en bredere teambygging. Hvert byggeprosjekt er unikt og må ha en tilpasset gjennomføringsmodell. En samspillskontrakt vil således egne seg i noen tilfeller. Den vil muligens bidra til nye holdninger i de mer tradisjonelle avtaleformene, fortsetter han. Valg av entreprenør Når det gjelder selve utvelgelsen av entreprenør til det prosjekterende teamet, bør dette skje rett etter at funksjon, beskrivelse og romprogam er utarbeidet. Aktuelle kriterier kan eksempelvis være beskrivelse og dokumenterte samarbeidsegenskaper som for eksempel vektes til 30-40 prosent. Vektlegges kan også tildelte personers kompetanse og i hvilken grad bedriften har utført tilsvarende jobber før. Det skal også foretas en sammenlignende referanseundersøkelse av aktuelle kandidaters prisnivå, såkalt benchmarking, som kan vektes til 30-40 prosent, mens pris i form dekningsbidrag for entreprise og påslag for byggeplassadministrasjon og rigghold skal stå for resten. Det tas sikte på at samspillavtalen også skal inneholde økonomiske incentiver i form av gevinstdeling. Ikke subjektivt Avdelingsdirektør Torgeir Thorsnes mener at en slik utvelgelsesprosess ikke blir subjektiv. Det er vi som skal overta produktet, som best kan bedømme det riktige valget av team. Og har kontraktspartneren den nødvendige kompetanse, og vi kan begrunne vårt valg, antar vi at ESA (Eftas overvåkningsorgan) ikke har noen prinsippielle innsigelser mot dette, sier han og opplyser at det særlig på større og kompliserte prosjekter kan være aktuelt å trekke inn personer fra universitets- og forskningsmiljøer som nøytrale koordinatorer. Dersom vi kan få etablert en samspillsmodell og valg av entreprenør ut fra en slik konkurranse, tror vi det vil bli lettere å gjennomføre arbeidet innenfor avtalt kostnadsramme, kvalitet og tid, kommenterer Thorsnes som opplyser at man i USA i forbindelse med partnering-avtaler kjører reelle innledende testprosjekter, kalt partnership-avtaler, for å prøve ut samarbeidsegenskaper som det ikke er mulig å få frem i forbindelse med intervjusituasjoner i forkant. Målpris Thorsnes håper entreprenørene kan bidra med gode idéer når det gjelder eksempelvis bærekonstruksjoner og fundamentering som bidrag til et komplett forprosjekt som så får en målpris som ligger under vanlig prisen for et tilsvarende bygg. Hensikten er så å nå målprisen, og eventuelt gå under som resultat av god utførelsesprosess. Men avtalen er i prinsippet en risikodeling slik at overskridelser også skal dekkes av begge parter. Gulroten skal imidlertid være gevinstdeling for partene. Vi ønsker gjennom samspillsavtalen å skape en vinn/vinn-situasjon, sier Thorsnes. Statsbygg har også tenkt på hva som skal skje om det viser seg at entreprenøren ikke fungerer som forutsatt og må ut av prosjektet før produksjonen settes i gang. Da honoreres denne som rådgiver og det kontraheres en ny entreprenør ved en eventuell totalentreprisekontrakt. Statsbygg har testet ut deler av samspillkontrakter i samarbeid med andre offentlige byggherrer. Eksempelvis har Bundebygg inngått en modifisert kontrakt av denne typen for Alnafoss-prosjektet hvor Entra bygger nytt hovedkontor for Vegdirektoratet. Her deler byggherren og entreprenøren 90 prosent av gevinsten, mens rådgiveren får 10 prosent. Men det spesielle her er at entreprenøren har hele risikoen for eventuelle overskridelser. Det ligger an til at bygging av nytt statsarkiv på Kringsjå kan bli det første rene samspillprosjektet. Dette er et kontorbygg på nærmere 4 000 kvadratmeter hvor programmeringsarbeidet nå er satt i gang. Det jobbes for øvrig med å finne andre prosjekter som også egner seg for samspillkontrakter. Driftstid i kontrakten Avdelingsdirektør Torgeir Thorsnes har også sett seg lei på at bygg ofte ikke er fullt ut ferdige og utprøvet på overtakelsestidspunktet. Derfor kan han tenke seg i enkelte tilfeller å vurdere å legge driftstid etter ferdigstilling inn i kontrakten med entreprenøren. Det kunne vært fristende å ta tre år som så dekker reklamasjonstiden, men det er vel mest realistisk med ett års driftskontrakt. Da får vår forvaltningsorganisasjon den nødvendige tid til å lære seg å drifte bygget samt at byggfeil oppdages, sier han. Jeg ser en mulighet for at dette vil føre til at hele byggesaken vil bli gjennomført på en helt annen måte. Dessuten vil en entreprenør som er med fra konseptfasen, være mye mer fokusert på løsninger og detaljer som bidrar til økonomisk drift samt fleksibilitet ved fremtidige endringer av byggets bruk, avslutter Thorsnes.