Redusert sykefravær

Det kommunale foretaket tegnet IA-avtale i januar, men har i praksis vært en IA-virksomhet i to år. Mange av suksessårsakene er å finne i IA-relatert arbeid. Trondheim byggservice ble skilt ut fra Trondheim kommune i oktober 2000. Foretaket sysselsetter renholdere og vaktmestere og overtok sine ansatte fra kommunen uten at en ny organisasjon var skikkelig på plass. Et enormt sykefravær tvang Trondheim byggservice til å iverksette et sykefraværsprosjekt, ledelsen skjønte tidlig at foretaket ikke var liv laga med et fravær av denne størrelsen. Sykefraværsprosjektet i Trondheim byggservice ble utarbeidet i samarbeid med blant annet bedriftshelsetjenesten, Aetat og trygdeetaten. Prosjektet lukter IA lang vei og tallene taler et tydelig språk når det gjelder resultater. Raskt oppsummert er det disse punktene som får mye av æren: Tidlig intervensjon/bedring av rutiner Opprydding i bunken med langtidsfravær Nært samarbeid med trygdeetaten / forbedring av manglende trygdekunnskaper Identitetsskapende virksomhet Tall tydeliggjør Prosjektet ble en bred prosess med intern ledelse og klare mål for hvor foretaket ville. I motsetning til mange andre virksomheter som arbeider aktivt mot sykefravær valgte Trondheim byggservice å tallfeste et sykefraværsmål. Tallet ble satt til 15 prosent, det vil si litt i overkant av landsgjennomsnittet for yrkesgruppen. For 2003 er målsettingen 11 prosent. - Det er vanskelig å sette et tall, men tallet er til betydelig hjelp. Det ligger mye psykologi i et tall. Det er en eksakt størrelse og det er tydelig fra måned til måned om man når målet. Men tydeliggjøring virker både på godt og vondt og vi opplevde holdningen vi kan jo ikke være syke, vi må jo nå måltallet, sier Jensen som leder prosjektet. Han velger å kalle tallfestingen press, hjelp, omsorg og bistand Den dramatiske toppen i oktober 2001 skyldes i følge Jensen hovedsakelig mentale reaksjoner på bakgrunn av omorganiseringen. Men fra november 2001 har fraværet gått jevnt nedover til et (foreløpig?) bunnmål for renholderne på 6,6 prosent i august i år. Trondheim Byggservice regner med at sykefraværet sannsynligvis vil stabilisere seg noe høyere enn bunnoteringen. Tidlig oppfølging Tidlig oppfølging betyr mye, mener både Karl Gunnar Jensen og Linn Marit Remmem. Karl Gunnar Jensen betegner tidlig og kontinuerlig intervensjon som den viktigste enkeltfaktoren for fraværsreduksjonen i Trondheim byggservice. Allerede etter få dager er det kontakt mellom den ansatte og områdeleder (Trondheim byggservice er organisert i 11 geografiske områder som har hver sin områdeleder). Den enkelte områdeleder vurderer hvor tidlig oppfølgingen skal skje og oppfølgingen er basert på omsorg. - Mange av områdelederne har lykkes med omsorgsbiten fordi de har et nært kollegialt forhold til de sykmeldte. Områdelederne er rekruttert fra samme nivå i organisasjonen som de øvrige ansatte og møtes hver uke for å utveksle erfaringer, forteller Jensen. I tillegg har områdelederne én personalkonsulent i staben å støtte seg på og blir dermed ikke alene om å løse utfordringene knyttet til lengre sykefravær. Personalkonsulenten har spesialisert seg på sykefraværsoppfølging og dokumentasjon av enkeltsaker ovenfor trygdeetaten. Denne støtten i staben er gull verdt og bidrar til at sykefraværs-saker aldri forsvinner inn i en skuff. Som en del av satsingen på tidlig og kontinuerlig intervensjon har Trondheim byggservice valgt å benytte seg av BARF-metoden (bedre arbeidsmiljø redusert fravær) som er utviklet ved SINTEF. Mange virksomheter velger å sette bort et slikt arbeid til eksterne konsulenter, Trondheim byggservice har bevisst valgt å trekke i trådene innenfor egne rekker og prosessen ledes av HMS-rådgiveren. BARF-metoden tar utgangspunkt i en tilfredshets-undersøkelse. De som svarer på spørsmålene i undersøkelsen møtes en dag for å finne tiltak i forhold til resultatene. Jensen tar med tiltakslisten til lederen for gruppen. - Vi får ofte frem konkrete og banale problemstillinger som ellers ville ligge og ulme, forteller han. Nær trygdekontakt Trondheim byggservice tok kontakt med trygdeetaten i februar 2001 for å få hjelp til å senke det store fraværet. Denne kontakten har båret frukter. - Det har betydd stor personlig og faglig støtte. Trygdeetaten har hjulpet oss med å få bedre og mindre arbeidskrevende rutiner og bedre kunnskaper om virkemidlene. Vi kan allerede etter kort tid ta kontakt med trygdeetaten hvis vi tror noen ikke kommer tilbake til arbeidet, sier Jensen. Rådgiver Linn Remmem i Trygdeetatens arbeidslivstjeneste mener det kommunale foretaket har klart å synkronisere sine rutiner med myndighetenes krav og scorer på dette. - Alle sykefraværssaker i Trondheim byggservice er dokumentert så godt at veien videre i trygdesystemet blir enklere. Dokumentasjonen avklarer saker på et tidligere tidspunkt, noe både bedriften og den det gjelder nyter godt av, sier hun. Remmem har tatt aktivt del i prosjektet og fulgt utviklingen i Trondheim byggservice. Langtidsfravær og identitet Opprydding i langtidssaker og identitesskaping blir også trukket frem som suksessfaktorer i Trondheim byggservice. Når det gjelder langtidssaker, så hadde disse lenge blitt skjøvet under teppet av Trondheim kommune og lite skjedde før året med sykepenger var omme. Trondheim byggservice skal videre med de andre målene i IA-avtalen. - Vi var nødt til å ta tak i det. Noen har kommet tilbake, noen er flyttet på og noen har sluttet, forteller HMS-rådgiveren. Fordelene med et lavere antall langtidssyke er åpenbare både når det gjelder sykefraværsprosent og bemanningsutfordringer. Det tette båndet til trygdeetaten har vært svært nyttig også i dette arbeidet. Den identitetsskapende virksomheten i Trondheim byggservice foregår på flere arenaer. Punktvis kan vi blant annet nevne følgende: Popularisering av visjoner og mål Utstrakt bruk av logo blant annet på arbeidsklær Bedriftsavis Bursdagsmøter hvert år med mye latter og mange bilder av ansatte på veggene Kunst som har med bedriften å gjøre henger på de ulike avdelingene - Akkurat på dette punktet kan vi ha hatt en fordel av å starte på minussiden, mener Karl Gunnar Jensen. Arbeidet med å skape identitet tar aldri slutt, men at det kan ha skjedd en utvikling kan følgende sitat fra trygderådgiveren være et signal om: - Når jeg ser en vaktmester i kjeledress med byggservice-logo tenker jeg oj han der er min, smiler Remmem. Veien videre Foreløpig har Trondheim byggservice tatt tak i sykefravær som er delmål 1 i IA-avtalen. Nå som punkt 1 er automatisert har fokus så smått begynt å dreie seg mot punkt 2 og 3 i avtalen. Forløpig arbeider de impliserte med holdning og mener det er helt avgjørende å få den rette holdningen i virksomheten før det kan iverksettes handling. - Holdningen har dreid seg fra umulig til vanskelig forteller Jensen. Uansett hva som skjer videre vil det være forretningsmessige faktorer som ligger til grunn i arbeidet med å inkludere yrkeshemmede og seniorer. - Vi har ikke tro på at folk fungerer i jobb hvis det er medlidenhet som ligger i bunn. Det må være realistiske jobber som gir meningsfullhet, mener både Remmem og Jensen. Derfor kommer Trondheim byggservice sannsynligvis ikke til å satse på noen bank med jobber til disse gruppene arbeidstakere, men jobbe individrettet på en måte som HMS-rådgiveren illustrerer med følgende ufullstendige setning : Ola, selv om du har mistet en fot.