Byggherren i økonomisk / juridisk perspektiv - kommune

Utgitt: 2002-10.07 Utgiver / forfatter: NHHS Consulting / Kjersti G. Olsen m.fl. Kommunen har jobbet bevisst for å finne nye og bedre løsninger og måter å utføre prosjekter på for å redusere kostnader og øke kvaliteten på byggene. Problemer oppstår ofte på grunn av lang planleggingstid. Kommunen kan bli enda mer bevisst på å øke sin kompetanse i forhold til prioriteringer mellom tid, kvalitet og kostnader, og måter å overføre erfaringer på. Konklusjonen deles i de fire hovedemnene som intervjuet og rapporten ble delt inn i; beslutningsprosessen, ansvarsfordeling, uforutsette hendelser og erfaringsoverføring. 1.1 Beslutningsprosessen Beslutningsprosessen er preget av at Bærum er en presskommune. Kommunen må ofte gjennom en omfattende reguleringsprosess før bygging kan starte. Dette tar tid og krever mye ressurser. Lang behandlingstid fører til at det skjer endringer i markedet slik at prisoverslag fra entreprenører etc ikke lenger er reelle når de er klare for å starte byggingen. Kommunen har klare prosedyrer nedfelt i reglementet Rutiner for investeringsprosjekter i Bærum kommune og hvordan de skal håndteres, noe som er svært positiv da det gir aktørene i et byggeprosjekt klare og detaljerte retningslinjer for hvordan prosjektet skal gjennomføres. Byggehåndboken er laget på CD-rom og gis til alle som er involvert i et byggeprosjekt. Her presiserer kommunen hva slags løsninger de vil ha. Det bør vurderes om ikke denne boken kan være av interesse for andre kommuner også, eller om dette er noe som kan være aktuelt for andre kommuner å lage selv. Bærum har jobbet med bruk av nåverdier for å beregne kostnader idag opp mot kostnader i fremtiden. Det er viktig at kommunen er bevisst på at dette er noe en må jobbe kontinuerlig med for at det skal kunne brukes i enda større grad. Eiendomsforvaltningen opplever at det kan være vanskelig å gjøre en grundig jobb knyttet til budsjettprosessen fordi politikerne har sine babyer de jobber for. I tillegg kan de trekke seg helt til etter tredje budsjettrunde. Eiendomsforvaltningen utreder prosjektene og bygger hvis politikerne vil. Holdningen til om et prosjekt blir godtatt eller ikke virker forholdsvis likegyldig. Her kan en spørre seg om ikke dette kan gå ut over motivasjonen til de som utreder prosjektene. Kan dette igjen gå ut over kvaliteten på utredningene? I tillegg vet entreprenører og andre som deltar i en anbudsrunde at oppdraget ikke nødvendigvis vil realiseres selv om de vinner budrunden. Dette kan føre til at aktører som for eksempel arkitekter kvier seg for å bruke midler på offentlige anbudsrunder. Kommunen kan dermed gå glipp av den beste arkitekten eller entreprenøren. 1.2 Ansvarsfordeling Eindomsforvaltningen ønsker en sterkere grad av konkurranse mellom eksterne og interne leverandører av prosjektledere for til enhver tid å få den beste prosjektlederen. Idag må de konkurranseutsette minimum 30% av prosjektlederstillingene. Det er uklart hvem som skal utlyse prosjektlederrollen, om det er eiendomsforvaltningen eller prosjektlederorgansisasjonen. Dette blir et problem fordi prosjektlederorgansisasjonen er en egen intern bedrift som er avhengig av å få solgt sine tjenester. De er derfor ikke objektive, noe som kan føre til at ikke den beste prosjektlederen får jobben. Det er kun prosjektansvarlig som har ansvaret hvis det oppstår kostnadsoverskridelser. En kan vurdere om dette i noen tilfeller kan føre til at overskridelser blir lagt mindre vekt på fra prosjektleders side. Prosjektlederorganisasjonen i Bærum kommune er ISO-9000 sertifisert. Dette gir dem et kvalitetsstempel som garanterer en høy standard på deres rutiner. En annen sterk side ved kommunen er deres åpne forhold til å eksperimentere med og bruke ulike entrepriseformer. Målet er å kvitte seg med risiko og samtidig ha kontroll. Dette oppnår de ved å stadig se etter nye muligheter på entrepriseformer og ansvarsfordelingen ved de ulike formene. Samarbeidsmodeller som oppmuntrer til kostnadsminimering, og ansvarsfordelinger som legger mer ansvar på entreprenøren har gitt gode resultater. 1.3 Uforutsette hendelser Kostnadsoverskridelser ved et byggeprosjekt skyldes i hovedsak endringer i priser, lover og forskrifter og dårlige analyser i forkant av rehabiliteringer. Forsinkelser i planleggingen er vanligste årsak til høyere priser enn antatt på grunn av prisstigninger over det som er kalkulert. En større fokusering på hvordan kommunen skal få ned planleggingstiden eller redusere forsinkelser i denne fasen, kan også redusere budsjettavvik. Det kan virke som eiendomsforvaltningen mener dette er en fase hvor de ikke kan gjøre noe fra eller til. Det er tydelig at de politiske prosessene spiller en stor rolle her, noe vi ikke har gått inn på i vår undersøkelse. Kommunen er bevisst på at rehabiliteringer er de prosjektene hvor det oppstår flest uforutsette hendelser i form av kostnadsoverskridelser. Eiendomsforvaltningen hadde imidlertid ingen forslag til hva som kan gjøres for å redusere overskridelsene og uttrykker ikke initiativ til å ta tak i problemet. Bærum kommune prioriterer kvalitet og kostnader fremfor tid hvis nødvendig, men dette vurderes for hvert prosjekt. Kommunen forsøker å komme frem til felles samarbeidsmål med entreprenøren for å holde kostnadene nede (derfor eksperimenterer de blant annet med ulike entrepriseformer som nevnt over). Klarer entreprenøren og eiendomsforvaltningen å holde kostnadene nede uten tidsoverskridelser eller lavere kvalitet, premieres entreprenøren for eksempel ved at de deler sparte midler mellom seg. Bevisste valg mellom kostnader, tid og kvalitet er avgjørende for offentlige bygg som er forventet å stå i mange år. Det er usikkert hvor bevisst jobbing som utføres for å fremme kompetansen på dette området i kommunen, selv om de har klare formeninger om hva en skal gjøre i ulike situasjoner. 1.4 Erfaringsoverføring Byggehåndboken sørger for at retningslinjer og erfaringer blir overført til nye aktører i et byggeprosjekt. Her blir gode erfaringer nedskrevet fortløpende. Det lages imidlertid ingen detaljerte rapporter etter et prosjekt er ferdig. Spesielle problemer en har hatt under et prosjekt vil derfor ikke komme frem. Prosjektlederenes og entreprenørenes tidligere erfaringer vektlegges, men kommunen har ingen rutiner på at det skal være med noen med relevant erfaring med på et prosjekt. Det er heller ingen bevisst jobbing for å utvikle flere spesielle kunnskaper verken internt eller eksternt. Kommunen har en prosjektansvarlig og noen prosjektledere og arkitekter som har spesialisert seg på skoler. Eiendomsforvaltningen bør jobbe mer bevisst for å øke erfaringsoverføringen og dermed kompetansen både innad i kommunen og hos entreprenører, arkitekter etc. Det hender det settes opp komiteer i forkant av et prosjekt som utarbeider forprosjektet hvis det er et spesielt bygg. Slike komiteer kan brukes mer for å få inn kunnskap som ikke eiendomsforvaltningen selv sitter inne med. Det hender det oppstår problemer ved at medlemmer av komiteene gjerne vil være med videre i prosjektet og går lenger enn deres kompetanse rekker. Dette må en være bevisst på og sette klare retningslinjer for medlemmene av komiteen. 1.5 Videre undersøkelser For videre forskning kan det være en idé at politiske prosesser og prosessene i et byggeprosjekt blir studert under ett. Dette kan gi en dypere forståelse for i hvor stor grad overskridelser skyldes politiske prosesser. En av våre konklusjoner er jo som sagt at stor del av overskridelsene skyldes at det tar så lang tid fra en begynner å utrede prosjektet til bygging kan starte. Vi vil også anbefale at det foretas flere dybdeintervjuer med liknende kommuner slik at resultatene kan generaliseres i større grad.