Få svar på spørsmål om offentlige anskaffelser

Reglene som styrer offentlige anskaffelser av bygg- og anlegg og relaterte varer og tjenester er detaljerte og utvikles kontinuerlig. Det er lett å trå feil, noe som blant annet kan bety risiko for erstatningskrav for oppdragsgiver eller avvist tilbud for leverandør. Ved uttrykkelig aksept på forhånd publiseres spørsmål anonymt med svar. Send spørsmålet til anskaffelser@codex.no. Det tas forbehold om at spørsmål som krever oversendelse av dokumenter ikke kan besvares gjennom denne tjenesten. ----------------------------- Tidligere spørsmål og svar: -----------------------------

Vi har nylig utlyst en anskaffelse av konsulenttjenester, men akkurat oppdaget at samtlige tilbud ble mye dyrere enn vi hadde trodd. Kan vi avlyse konkurransen uten at det får konsekvenser? Må vi betale erstatning til tilbyderne? NN

Som oppdragsgiver kan man alltid avlyse konkurransen. Men grunnen til avlysningen må av hensyn til potensielle tilbydere være saklig. I motsatt fall har tilbyderne krav på ertstatning for kostnader til blant annet tidsbruk i forbindelse med deltagelse i konkurransen. En typisk saklig grunn kan være at alle tilbudene ligger over budsjett. Men oppdragsgiver må ikke kunne klandres for budsjettsprekken. Dersom oppdragsiver allerede ved innbydelsen til konkurransen burde ha skjønt at kostnadsrammen var utilstrekkelig for gjennomføringen av prosjektet, vil vilkårene for avlysing ikke være oppfylt. Dersom dere burde ha forutsett muligheten f.eks ved å gjøre markedsundersøkelser eller se på erfaringstall, risikerer dere å måtte betale erstatning til tilbyderne. Dersom det er aktuelt å lyse ut konkurransen på ny, men i et litt mindre omfang kan dere jo orientere leverandørene om det. I så fall er sjansen for at de krever erstattet utgiftene til tilbudsarbeidelse mindre.

Vi vurderer å avlyse en konkurranse om etablering av ei mindre bru med stålkonstruksjon fordi det innkom kun ett tilbud fra en kvalifisert leverandør. Kan vi avlyse konkurransen? NN

Ja, Ef-domstolen har uttalt at manglende konkurranse gir grunnlag for å avlyse konkurransen. Dere har imidlertid adgang til å akseptere det ene innkomne tilbudet. Alternativt kan det være hensiktsmessig å vurdere tidspunktet nøye for anskaffelsen neste gang og ikke kunngjøre anskaffelsen mens markedet er på det travleste, eller det er vanskelig å få fatt i materiell på kort tid. En lang tilbudsfrist vil uansett også være en fordel. Kontakt gjerne potensielle leverandører for å høre hva som var problemet. - God markedskommunikasjon er en av nøklene til gode anskaffelser.

Vi har akkurat fått en Meddelelse om tildeling av kontrakt fra oppdragsgiver i forbindelse med en åpen anbudskonkurranse. Der står det at et annet tilbud enn vårt er valgt. Det fremgår videre at det økonomisk mest fordelaktige tilbud i henhold til tildelingskriterier er valgt. Tildelingskriteriene er ikke vektet. Vi er skeptiske til denne avgjørelsen siden vårt tilbud var billigst. Klagefristen går ut om 10 dager. Hva kan vi gjøre? Hilsen leverandør, Østlandet

Oppdragsgiver har gitt en uholdbar begrunnelse fordi den er helt generell og ikke setter dere i stand til å nærmere vurdere om regelverket for offentlige anskaffelser er brutt og om dere egentlig har krav på kontrakten. I begrunnelsen skal fordelene ved det vinnende tilbud angis slik at andre leverandører blir i stand til å etterprøve om vurderingen er i samsvar med konkurransegrunnlaget samt at vurderingene som er gjort er saklige og ikke vilkårlige. Siden pris normalt har stor vekt når ikke annet er oppgitt, bør begrunnelsen i tilfeller hvor pris ikke er avgjørende være forholdsvis utdypende på øvrige kriterier. På forespørsel om en utdypende begrunnelse skal oppdragsgiver foreta en sammenligning av de ulike tilbud opp mot tildelingskriteriene. De forhold ved vinnertilbudet som mer enn oppveide prisforskjellen må da fremheves. Dere bør umiddelbart be om en utdypende begrunnelse, eventuelt per telefon samtidig som dere sender en skriftlig forespørsel om det samme. Forklar oppdragsgiver at de gjerne kan foreta utdypningen i et møte, gjerne med en intern jurist tilstede. Det tar ofte kortere tid enn om begrunnelsen skal gis i brevs form. Det bør føres referat fra møtet av bevismessige hensyn. En god begrunnelse kan altså virke konfliktforebyggende dersom oppdragsgiver faktisk har gjort korrekte vurderinger. Det kan tenkes begrunnelsen er i tråd med regelverket, og at dere kan slå dere til ro med den. Man må huske på at oppdragsgiver har en forholdsvis stor grad av fritt skjønn i forhold til å vurdere om en løsning, arbeidsopplegg eller lignende er godt eller mindre godt. Er det imidlertid grunn til å tro at oppdragsgiver har brutt regelverket om offentlige anskaffelser anbefales på det sterkeste å klage til oppdragsgiver og gjerne til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA). Å klage til oppdragsgiver innebærer å skriftlig anmode oppdragsgiver om å omgjøre sin beslutning om tildeling av kontrakt og gjøre en ny korrekt evaluering for å tildele kontrakt med henvisning til hvilke feil som er gjort. Ikke forsøk å selge dere inn på nytt, men vis til feil hos oppdragsgiver. Oppdragsgiver kan, dersom klagen er overbevisende, annullere sin beslutning om kontraktstildeling innen utløpet av klagefristen. Med andre ord må det handles raskt. For å skrive en effektiv klage trengs kunnskaper om hvilke regler som gjelder uten at det må vises til paragrafer. Her nevnes noen typiske feil: Brudd på prinsippet om forutsigbarhet ved å ikke vektlegge et tildelingskriterium oppgitt i konkurransegrunnlaget, uventet stor vektlegging av enkelte kriterier, ikke vektlegging av etterspurt informasjon eller motsatt; vektlegging av informasjon oppdragsgiver ikke har spurt om på forhånd. Andre feil kan være brudd på forbudet mot forskjellsbehandling av tilbudene ved eksempelvis å kun kontakte en leverandørs referanser (ved tjenestekontrakter) og gi ulik utttelling for tilnærmet samme grunnlag. Ellers bør man være oppmerksom på om vurderingene virker saklige og fornuftige etter alminnelig anbudsskikk, som også er et krav. Et klart grunnlag for annulering av kontraktstildeling vil foreligge hvis oppdragsgiver har gitt vinnende tilbyder mulighet til å posisjonere seg til en vinnerposisjon gjennom presiseringer og endringer av tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Slike presiseringer og endringer er reellt sett forhandlinger som er forbudt i en åpen anbudskonkurranse. Manglende avvisning av tilbud som har forbehold og uklarheter av en slik art at de skal avvises eller skaper tvil om rangeringen ved sammenligning med andre tilbud er også en typisk feil. Muligheten for at oppdragsgiver siden kan risikere å måtte utbetale erstatning til den leverandøren som har krav på kontrakten bør være et insitament for oppdragsgiver til å omgjøre beslutningen. I noen tilfeller viser det seg at konkurransegrunnlaget lider av slike mangler at det eneste riktige for oppdragsgiver er å avlyse konkurransen og starte en ny konkurranse. I så fall kan det foreligge krav på erstatning for deltakerne for arbeidet knyttet til utarbeidelse av anbud. Codex Advokat kan være behjelpelig med å skrive en klage, delta i møter med oppdragsgiver og legge en strategi for hvordan man best kan sikre sine rettigheter som leverandør. -----------------------

I en forhandlet prosedyre om et større entrepriseoppdrag under EØS-terskelverdien er vi ikke invitert til forhandlinger med begrunnelse om at vi har en altfor høy pris. Forhandlingene er i gang med en annen leverandør. Er dette lov? Hilsen K. H, Sandefjord

I en forhandlet prosedyre plikter oppdragsgiver å invitere alle som har en reell mulighet til å få kontrakten til forhandlinger. Reell mulighet skal vurderes i forhold til tildelingskriteriene. I praksis vil det si at alle kvalifiserte eller utvalgte må forhandles med, med mindre tilbudet er uegnet eller skårer dårlig punkter som neppe lar seg forbedre gjennom forhandlinger. Pris lar seg alltid forhandle om slik at høy pris i seg selv ikke er grunnlag for utestengelse fra forhandlingene. Oppdragsgiver plikter dessuten å forhandle med minst tre, forutsatt at det er så mange kvalifiserte tilbydere. -------------------------------

Spørsmål Vi er i forhandlinger om et prosjekteringsoppdrag over nasjonal terskelverdi. Oppdragsgiver har stilt noen spørsmål vedrørende innholdet i vårt tilbud på mail. Deretter har vi fått beskjed om at vi ikke er medtatt i de videre forhandlingene. Vi vet at oppdragsgiver har allerede hatt et møte med en annen leverandør. Hva skal vi gjøre? NN, Oslo

Det gjelder et krav om plikt til forhandling med alle tilbydere som har reell mulighet til å få kontrakt. Det gjelder videre et krav om at forhandlingene skal være reelle. Oppdragsgiver plikter derfor å angi hvilke hovedpunkter hver enkelt leverandør må forbedre seg på knyttet til tildelingskriteriene hvis de skal ha mulighet til å vinne konkurransen. Det er ikke tilstrekkelig å kun stille enkelte avklarende spørsmål. Dere kan informere oppdragsgiver om at dere har krav på å bli innkalt til forhandlingsmøte. Ettersom det er slik at tilgangen til forhandlingsformene skal være lik, kan dere også kreve et fysisk møte dersom det er blitt holdt med en annen tilbyder. Dette er lagt til grunn i praksis hos Klagenemnda hvor det ble pekt på at det kan være en fordel å ha et fysisk møte fremfor kontakt per mail eller telefon. Still så spørsmål på møtet om hvilke punkter knyttet til tildelingskriteriene dere må forbedre dere på. Forøvrig plikter oppdragsgiver å svare på alle konkrete spørsmål tilbyderne stiller på møtet.