Prosjektmodellen Codex X12

Innlegg: Codex X12 - hvor ofte ender byggeiere opp med feil bygg? Beslutninger i en prosjektmodell.

Mange prosjekter mangler gode beslutningsstrukturer. Dette vil i flere tilfeller kunne føre til feil løsning for eier og bruker av bygg.

Innlegg av:

John R. Moen
BAdigital

I ledelseslitteraturen uttrykkes det ofte at «det er bedre å ta en feil beslutning enn ikke å ta en beslutning». Å være beslutningsdyktig er sett på som en styrke. Men dette klinger ikke godt når konsekvensene er store av feilbeslutninger – og definitivt ikke når dette er noe som kan settes i system og løses.

Her er to byggeprosjekter som illustrerer problemstillingen:

Det gjennomføres en totalrehabilitering PwC-bygget i Barcode allerede etter 12 år.

I 2020 ferdigstilles det et nytt stort bygg for Brønnøysundregisteret med plass til 500 ansatte, i en tid der mange slike arbeidsplasser automatiseres bort – og i et lite lokalsamfunn der et slikt bygg har begrenset alternativ bruk.

Det er interessant å stille spørsmålet om andre utrednings- og beslutningsmodeller ville kunne gitt løsninger som kommer bedre ut når det gjelder fleksibilitet og levetid - og ikke minst sett fra et økonomisk, samfunnsøkonomisk og bærekraftperspektiv.

Beslutninger er det som former prosjektresultatet mer enn noe annet.

Dette er satt i system i Prosjektmodellen Codex X12 og i matrisen Beslutninger X12.

I Beslutninger X12 inngår følgende:

1. Virksomhetsbeslutninger
2. Hovedbeslutninger i prosjektet
3. Faseoverganger
4. Løpende prosjektbeslutninger
5. Offentlige beslutninger (finansdepartementet)

I beslutningsstrukturen er alle disse beslutningene plassert i faseoverganger, der underlaget for beslutninger er utarbeidet. Et unntak er løpende beslutninger som foregår internt i fasene.

Veien frem til oppstart

Virksomhetsbeslutninger (VB) er de beslutningene som leder frem til oppstart av hovedprosjektet, og som senere avslutter prosjektet. Disse beslutningene består av VB1, VB2, VB3 og VB4:

VB1: Beslutte tiltak virksomhetsbehov.

Et virksomhetsbehov avledes fra et oppstått behov i virksomheten. Dette kan være et behov for modifisering av eksisterende infrastruktur eller komme som følge av nye strategier eller markedsplaner. Dette kan eksempelvis lede frem til behov for en ny produksjonskapasitet.

VB2: Beslutte konsept (for virksomhetsbehov).

Et konsept for en ny produksjonskapasitet kan løses med å hente inn ny kapasitet gjennom outsourcing, alternativt gjennom egenproduksjon i en innleid bygningsmasse, tilpasning av eksisterende eller i form av ny bygningsmasse. Beslutte konsept vil for offentlige prosjekter være i form av KVU (Konsekvens Valg Utredning) og KS1 (Kvalitetssikring av KVU).

VB3: Beslutte oppstart av prosjektet.

På dette tidspunktet er alle rammer og føringer for prosjektet definert. For offentlige prosjekt er dette beslutningspunktet definert som OFP (Oppstart For Prosjekt).

VB4: Beslutte å overta leveransen og avslutte prosjektet.

Beslutningen fattes på en innstilling fra prosjektstyret.

Kun to hovedbeslutninger i gjennomføringen

De to hovedbeslutningene i selve prosjektgjennomføringen er PB1 og PB2:

PB1: Å beslutte hovedarkitektur baseres på utredningen i fase X5 som omfatter en mulighetsstudie og en alternativanalyse. For et bygg vil denne beslutningen fastsette planløsninger, fasader, uttrykk og hovedføringer både for logistikk og tekniske anlegg. Dette er den beslutningen som påvirker sluttresultatet mest.

PB2: Beslutte kostnad- og styringsramme og at bygningsmassen skal realiseres. Dette er den endelige beslutningen for realisering av den bygningsmassen som prosjektet omhandler. For offentlige prosjekt er dette beslutningspunktet basert på KS2 (Kvalitetssikring-2). Dette beslutningspunktet plasseres etter fase X6. I offentlige prosjekter plasserer denne etter fase X8.

Her kan du lese om de forskjellige fasene i prosjektmodellen Codex X12

Beslutninger i forbindelse med faseoverganger er inndelt i PB3-A, PB3-B og PB4:

PB3-A: Beslutte oppstart ny fase basert på at «forutsetningene for prosjektgjennomføringen fortsatt er gjeldende».

PB3-B: Beslutte oppstart ny fase basert på at «føringer fra forgående faser, beslutninger, planer og ressurser er avklart».

PB4: Beslutte avslutning av fase omfatter en kontroll og godkjenning av fasens innhold før fasen avsluttes.

De løpende beslutningene

Løpende beslutninger omfatter PB5.

PB5: Løpende beslutninger omfatter valg internt i hver fase, der det etableres en egen beslutningsplan for hver av fasene. Eksempel på dette er valg av en rekke funksjonskrav i fase X7, eller valg av løsning og produkt i fase X8.

Prosjekter i offentlig sektor har tre beslutningspunkter i prosjektforløpet. Disse er KVU/KS1, OFP og KS2.

KVU/KS1: Omfatter å beslutte valg av konsept, samt å beslutte at prosjektet skal videreføres etter gjennomført mulighetsstudie og alternativanalyse for konsept. Disse beslutningene sammenfaller med VB2 (i prosjektmodellen Codex X12).

OFP: Beslutte «Oppstart For-Prosjekt» er den endelige beslutningen om å iverksette «Tidligfase prosjekt»(forprosjekt). Denne beslutningen sammenfaller med VB3 (i Codex X12).

KS2: Kvalitetssikring-2 gir grunnlaget for den endelige beslutningen om å realisere «bygningsmassen». Denne beslutningen sammenfaller med PB2 (i Codex X12).

Matrisen «Beslutninger X12» viser hvem som har ansvaret for beslutninger. Men her må man også avklare hvordan beslutningsprosesser skal organiseres når det gjelder å ta inn riktig og nødvendig kompetanse – og ikke minst hvordan beslutningen skal forankres.

En feil beslutning gir et feil produkt. Beslutninger blir da det mest produktkritiske man foretar seg i en prosjektutredning. Å gjennomføre dette uten en struktur som systematisk underbygger riktige beslutninger basert på et solid utredningsunderlag, vil kunne gi store konsekvenser for eier og bruker av bygg.

I verste fall kan bygget bli uegnet for brukeren eller et feil bygg for eieren. Et eksempel på dette er «Ni år gammelt Akerbygg på Fornebu kan bli revet».

Neste artikkel vil omhandle kommunikasjonsnivåer og hvordan disse er knyttet mot beslutninger i prosjektmodellen Codex X12.