Midt i valgkampen, hadde kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner (H) satt av en time i Statsbyggs nyoppussede kontorlokaler for å presentere den første versjonen av Statsbyggs nye eiendomdatabase som er tilgjengelig via Statenslokaler.no.

Stedet var ikke tilfeldig valgt.

Statsbygg har selv effektivisert arealbruken ved å bygge om sine cellekontorer og gå over til et såkalt free-seating-konsept.

Det har de gjort for å få plass til 150 nye medarbeidere i lokalene.

– Vi ville ikke at organisasjonen som jobber med det nye regjeringskvartalet skulle bli en satellitt for seg selv, og det var et klart ønske fra ledelsen at de skulle sitte tett på oss. Noe annet ville vært håpløst. Da måtte vi fortette og finne plass til dem her, sier Statsbygg-direktør Harald V. Nikolaisen.

Med Statsbyggs nye databaseverktøy er det trolig langt flere statlige etater som vil måtte følge eksempelet og forlate cellekontorene for å tre ut i åpne kontorlandskap.

Den nye databasen skal nemlig bli et virkemiddel for statlige virksomheter som vil sikre effektiv arealbruk og konkurransedyktige leiepriser.

Sammenstiller offentlig informasjon

Med den nye databasen, som sammenstiller tilgjengelig informasjon fra blant annet Statens kartverk, matrikkelen og enhetsregisteret, vil staten på sikt få full oversikt over alle virksomhetenes lokaler, hvor stor plass de ansatte har til rådighet hver, hvor mye hver kontorplass koster i leieutgifter, hvor spredt de ulike etatene sitter og kostnadene per kvadratmeter.

– Vi bruker 17,5 milliarder kroner på å eie og leie eiendom i løpet av et år. Effektiviserer du med bare én prosent, så henter du ut minimum 175 millioner kroner i en årlig besparelse som kan flyttes fra kontorutgifter til tjenester til innbyggerne, sier Sanner.

Ifølge statsråden henter Storbritannina med hjelp av en tilsvarende base ut 15 prosent i reduserte kostnader på å leie og eie eiendom.

– I tillegg har de klart å redusere arealbruken med 30 prosent. Når vi sier at du kan spare 175 millioner for hver prosent du kutter, så ser vi at mulighetene er enorme for en mer effektiv bruk av statens arealer, sier Sanner.

Ny og bedre versjon til våren

Løsningen som ble lansert onsdag er første steg i utviklingen av et mer omfattende og avansert databaseverktøy.

– I løpet av våren får vi på plass en 2.0-versjon som vil være enda bedre med flere funksjoner og fullstendig oversikt over de leide lokalene i tillegg. Men vi har allerede ferske eksempler på at det er mye å hente på å effektivisere arealbruken, sier Sanner.

NAV Oslo vil spare 35 millioner årlig

Statsråden trekker frem NAV i Oslo som i dag sitter på fire lokasjoner på til sammen 42.000 kvadratmeter med en årlig leiekostnad på 84 millioner kroner.

Med en ny leiekontrakt blir de fra 2020 samlokalisert på Helsfyr.

– Utgiftene er da redusert til 49 millioner kroner, og man har gått ned til 20.800 kvadratmeter – 16 kvadratmeter per ansatt. Den årlige besparelsen er på 35 millioner kroner, sier Sanner vel vitende om at slike gevinster ikke lar seg hente ut over natten.

– Staten sitter på langvarige leiekontrakter, men ved å få ut data fra dette verktøyet vil vi kunne sette klare langsiktige mål og effektiviseringskrav til alle statlige virksomheter, sier han.

Mer areal enn de trodde

Ifølge Harald V. Nikolaisen har en av a-ha-opplevelsene med verktøyet så langt vært å få en fullstendig oversikt over eiendommene som staten faktisk sitter på - både når det gjelder kontorarealer, men også eiendommer som vei og infrastruktur.

Statsbygg har beregnet at staten eier og leier lokaler på om lag syv millioner kvadratmeter.

Nikolaisen anslår at det betyr at staten samlet har mellom 20 og 30 prosent mer arealer enn hva de trodde i utgangspunktet.

– Noe av dette er naturligvis nybygg og naturlig vekst, men ikke i nærheten av den størrelsesordenen vi snakker om her, sier Harald V. Nikolaisen.

Ikke god nok oversikt

Jan Tore Sanner mener det store spriket forteller at man frem til nå ikke har hatt en god nok oversikt over statens eiendommer.

– Dermed så har man bare betalt hva det koster. Hver enkelt virksomhet har riktignok hatt oversikt over sitt eget, men nå får kommunal- og moderniseringsdepartementet et helt redskap for å kunne mer effektiv bruk av statens lokaler. Da kan man ikke si at man ikke har mulighet til å effektivisere, dersom vi ser at de har 30 kvadratmeter per ansatt. Det er ingen grunn til at man skal ha så mye areal og så høy leiepris. Vi kan på en ny måte stille krav som gir mer effektiv areal- og energibruk.