Marie Braadland (t.v.) og Lene Moe Blom.

Innlegg: ESPD klar i norsk versjon

Fra nyttår er det ventet at det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) må benyttes i alle anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Skjemaet har nå kommet på norsk, og det begynner å haste for oppdragsgivere og leverandører å sette seg inn i hva dette vil bety for dem. 

Om forfatterne:

Partner/advokat Marie Braadland og advokatfullmektig Lene Moe Blom - Advokatfirmaet Grette DA.

Det europeiske egenerklæringsskjemaet skal tjene som foreløpig dokumentasjon på at det ikke foreligger avvisningsgrunner, at leverandører oppfyller visse kvalifikasjonskrav og hvordan leverandører oppfyller eventuelle krav ved utvelgelse til å inngi tilbud. Skjemaet må brukes i alle anskaffelser etter klassisk forskrift del III og forsyningsforskriften del II.

Hvordan fungerer ESPD for oppdragsgivere?

Skjemaet hentes og fylles ut inne i EUs ESPD-tjeneste, med mindre oppdragsgiver har et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) som har skjemaet integrert. Obligatoriske krav knyttet til avvisning og kvalifisering kan ikke endres, men oppdragsgiver velger selv mellom valgfrie kvalifikasjonskrav og avvisningsgrunner. Når man først har valgt et "kan"-krav i en anskaffelse, blir det omgjort til et krav oppdragsgiver plikter å forholde seg til senere. Den ferdig utfylte XML-filen lastes ned, og skal være elektronisk tilgjengelig fra kunngjøringen. Skjemaer kan brukes om igjen i senere anskaffelser.

Hvordan fungerer ESPD for leverandører?

For å kunne åpne oppdragsgivers ESPD-fil, må tilbyderen selv laste denne opp i ESPD-tjenesten. Her må alle krav oppdragsgiver har valgt ut, fylles ut/bekreftes. Skjemaet må deretter lastes ned til tilbyders egen pc, for deretter å sendes inn elektronisk eller via PDF som del av tilbudet. Også tilbydere kan gjenbruke gamle skjemaer, gjennom en egen funksjon i ESPD-tjenesten.

Dersom leverandøren planlegger å støtte seg på andre virksomheter i utførelsen, må disse fylle ut egne skjemaer som også legges ved tilbudet.

Ettersending av dokumenter

Oppdragsgiver er kun pliktig til å be om ettersendelse av underlagsdokumentasjonen fra vinneren av konkurransen. Oppdragsgiver kan også be om å få oversendt underlagsdokumentasjon tidligere, dersom det er nødvendig for å sikre at "konkurransen gjennomføres på en riktig måte". Merk at det kreves saklige grunner, som typisk kan være i forbindelse med utvelgelse til forhandlinger, eller hvor man mistenker at egenerklæringen ikke er korrekt.

Alle parter bør ha fokus på at når oppdragsgiver først ber om dokumentasjonen, skal den leveres "straks" – som bl. a. i Danmark har vist seg å by på utfordringer første gang leverandører må legge frem dokumenter.

Adgang til å rette?

Det er grunn til å tro at det i hvert fall i en overgangsperiode vil bli levert mange skjemaer som er feil eller mangelfullt utfylt. De nye forskriftene gir en økt adgang til å supplere inngitte tilbud, slik at dette antagelig vil kunne rettes etter tilbudsfristen. I Danmark er det også lagt til grunn at oppdragsgiver kan be leverandøren om å levere skjemaet i sin helhet, dersom han skulle ha glemt dette ved oversendelsen av tilbudet – forutsatt at oppdragsgiver ikke har angitt i konkurransegrunnlaget at manglende skjema vil lede til avvisning.

Avvisning

Ved bruk av egenerklæringer må først oppdragsgivere vurdere avvisning på bakgrunn av utfylling av skjemaet og eventuell supplering av dokumentasjon. Men; avvisning må også vurderes etter at oppdragsgiver har gjennomgått underlagsdokumentasjonen for den/de aktuelle tilbyderne.

Dersom den valgte leverandøren må avvises, må oppdragsgiver revurdere hele sin evaluering, og kan ikke gå ukritisk direkte til nr. 2. Eksempelvis gis ofte poeng på priskriteriet på bakgrunn av avstand fra beste tilbud, og hvis tilbudet med lavest pris er avvist, er det derfor et spørsmål om hele evalueringen må gjøres på nytt. Dette gjelder også for andre typer tildelingskriterier.