Ny terskelverdi for offentlige anskaffelser: Hva gjelder når kunngjøringsplikten bortfaller?

Fra 1. januar 2017 endres regelverket, og grensen for hvilke anskaffelser som omfattes av prosedyrereglene i anskaffelsesforskriften, heves fra 500 000 til 1,1 millioner kroner. På forsyningssektoren er grensene som i EU, henholdsvis 3,5 og 44 millioner kroner for varer/tjenester og bygge- og anleggskontrakter. Anskaffelser over 100 000 kroner, men under de nevnte grensene, skal likevel følge de grunnleggende prinsippene om konkurranse, forholdsmessighet, forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet som er nedfelt i anskaffelsesloven. Hva som nærmere ligger i dette, vil i stor grad avhenge av anskaffelsens verdi.

Konkurranse skal avholdes

Kravet til konkurranse er selve kjernen i anskaffelsesretten. Selv om regelverket ikke setter krav til kunngjøring, må derfor alle anskaffelser over 100 000 kr konkurranseutsettes. I dette ligger at oppdragsgiver ikke kan henvende seg til én foretrukken leverandør i markedet, men må ta kontakt med flere leverandører for å oppnå best mulig pris og kvalitet.

Hvor mange må forespørres?

Det er ingen klar grense for hvor mange leverandører som må kontaktes, men det følger av kravet til forholdsmessighet at antall forespørsler må tilpasses anskaffelsens art og verdi. Dersom anskaffelsen er opp mot kunngjøringsgrensene, vil det kreves flere forespørsler enn om anskaffelsen er av lavere verdi. Frem til i dag har det vært ansett at en forespørsel til 3 leverandører er nok, men signaler fra departementet tyder på at det i de dyrere anskaffelsene bør spørres om lag 5 leverandører.

Forenklede kunngjøringsskjemaer på Doffin

Som et alternativ til å finne frem til leverandører selv, kan oppdragsgiver kunngjøre anskaffelsen på Doffin. Det finnes egne skjemaer for slik frivillig kunngjøring, som er enklere enn ved ordinær kunngjøring. Særlig dersom markedet er ukjent og anskaffelsen i tillegg er av en viss størrelse, kan frivillig kunngjøring være hensiktsmessig.

Forutberegnelighet – krav til forespørselen

Som følge av kravet til forutberegnelighet må oppdragsgiver sørge for at leverandørene har et forsvarlig grunnlag for å gi tilbud. Som et minimum må det opplyses om hva som skal kjøpes, omfang og lengde på kontrakten. Som regel bør også oppdragsgiver si noe om hvordan konkurransen vil bli gjennomført og hva som vil bli vektlagt ved utvelgelsen – og han må også selv følge dette senere i konkurransen. Jo nærmere kunngjøringsgrensen anskaffelsene er i verdi, desto høyere krav stilles også til forutberegnelighet.

Likebehandling

Ved gjennomføring av konkurransen må oppdragsgiver også ivareta kravet til likebehandling. Det betyr at oppdragsgiver både ved vurdering av kvalifikasjoner og i evalueringen må vektlegge positive og negative egenskaper ved leverandøren og tilbudene likt. Vil oppdragsgiveren ta hensyn til egne erfaringer ved evaluering av tilbudene, må det åpnes for at alle leverandørene får mulighet til å legge frem attester og referanser fra andre oppdragsgivere, og disse referansene må vurderes etter samme kriterier.

Etterprøvbarhet – krav til dokumentasjon og begrunnelse

Endelig gjelder det et krav til etterprøvbarhet, som innebærer at det må være mulig for leverandørene eller andre å sjekke at anskaffelsen er gjort i henhold til regelverket, og det må herunder gis en begrunnelse for valg av tilbyder. Oppdragsgiver må underveis sørge for å ta vare på alt som har betydning for gjennomføringen av konkurransen. Skriftlighet er et nøkkelord, og dokumentasjonen må være klar nok til at et eventuelt klageorgan eller en domstol i ettertid kan forstå de vurderinger som er gjort.

Miljø- og samfunnsansvar

Anskaffelsesloven inneholder også en egen bestemmelse som setter krav til at oppdragsgiver gjennom sin anskaffelsespraksis bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning, blant annet ved å ta hensyn til livssykluskostnader. Etter samme bestemmelse må oppdragsgiver også ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter. Disse og andre krav gjør at offentlige oppdragsgivere bør utarbeide en plan som gjelder for alle sine anskaffelser, som ivaretar både prosedyrekrav og samfunnsmessige hensyn.