Offentlige byggherrers manglende oppfølging av entreprenør kan bli regelverksbrudd

Avgjørelsen gir et tydelig signal til offentlige innkjøpere om at de er nødt til å følge opp leveransene i kontraktsperioden. Det er sjelden at offentlige organisasjoner har gode nok rutiner for systematisk gjennomgang av leveransen sett opp mot kontraktens bestemmelser. Og enda sjeldnere at innkjøperen og brukeren gjør denne gjennomgangen sammen. I bygg- og anleggsanskaffelser er det en særskilt utfordring at kompliserte kontraktsbestemmelser gjør det vanskelig for brukeren å sørge for at misligholdsbestemmelsene følges opp riktig.

KOFA-sak 2015/27 gjaldt inngåelse av kontrakt om kjøp av tjenester for innsamling og transport av husholdningsavfall. Det viste seg at valgte leverandør gjennomførte oppdraget med andre kjøretøy enn det som var tilbudt, og at disse ikke oppfylte minimumskrav som var stilt i konkurransen. En av tilbyderne som ikke ble valgt varslet om forholdet i 2013. Oppdragsgiver tok da kontakt med valgte leverandør, og fikk skriftlig bekreftelse fra leverandøren på at forholdet skulle rettes opp. Oppdragsgiver fulgte imidlertid ikke ytterligere opp ved å kontrollere leverandørens gjennomføring, og den andre tilbyderen varslet på ny i 2015.

Gjennomføring av kontrakten var et klart brudd med konkurransens minimumskrav og beskrivelsen i tilbudet. KOFA kom til at oppdragsgiver ikke kunne unnskylde seg med at han hadde fått skriftlig bekreftelse fra leverandøren på at forholdet skulle rettes opp. Oppdragsgiver hadde ikke fulgt opp leveransene i perioden 2013 - 2015, selv om han hadde klar oppfordring til dette. KOFA konkluderte med at forholdet medførte en vesentlig endring, og at dette utgjorde en ulovlig direkte anskaffelse.

KOFA likestiller her manglende håndhevelse av kontrakt med de tilfellene der partene avtaler en endring i kontrakten. Begge deler kan innebære en vesentlig endring som i realiteten er en ny anskaffelse. For offentlige byggherrer betyr dette at «jobben ikke er ferdig» idet kontrakten signeres. Entreprenøren må altså følge opp tett, og det må iverksette misligholdsbeføyelsene eller sanksjonene i kontrakten der det avdekkes at leveransen ikke er i henhold til kontrakten.

Tidligere var utgangspunktet at anskaffelsesreglenes bestemmelser og prinsipper ikke får anvendelse etter signering av kontrakt. Oppmykingen av dette samsvarer med departementets intensjon om å regulere anskaffelsesregelverkets anvendelse i kontraktsperioden klarere i den nye forskriften. Forskriften skal tre i kraft i år.

I bygg- og anleggsanskaffelser er det en risiko at feil og mangler ved bygget ikke følges opp som reklamasjoner, men blir dekket over uforutsettposten eller som endringer. Dette innebærer også et avvik fra kontrakten, som kan medføre en vesentlig endring og dermed et regelverksbrudd. Offentlige byggherrer må derfor sørge for å dedikere tilstrekkelige ressurser til å følge opp at leveransen de mottar er i henhold til de kravene som er stilt. Det må være tett dialog mellom den som kjøper inn og definerer kontraktskrav, samt den som er ansvarlig for bygget i driftsfasen for å sørge for at det unngås avvik, og at disse eventuelt følges opp på rett måte. Dette gjelder selvfølgelig først og fremst for å sikre at det offentlige får det han betaler for, men nå også for å hindre å bli dømt for regelverksbrudd av KOFA.