Risikostyring sikrer gode innkjøp

Det er mye å tjene på å få oversikt over potensielle fallgruver for innkjøpsprosjektet, styre risikoen og planlegge for hvordan håndtere konsekvensene dersom noe går galt.

Dårlig planlegging, feil markedstilnærming eller formelle feil kan stoppe hele innkjøpsprosessen og medføre økte kostnader eller forsinkelser for byggherren. Årlig forsvinner flere milliarder av skattebetalernes penger til feilkjøp i offentlige anskaffelser. Manglende risikostyring er en av årsakene til dette. Derfor er det viktig at innkjøpere tidlig tar hensyn til risikostyring i sine innkjøpsprosjekter.

Som i alle andre prosesser kan det oppstå uønskede hendelser i et anskaffelsesløp. Ulike risikoelementer vil utfordre prosessene fortløpende - fra planlegging til signering av kontrakten med entreprenøren. Risiko kan være både av politisk, økonomisk, kommersiell, teknisk eller operasjonell art. Eksempler kan være en endret ressurssituasjon, et marked som responderer annerledes enn antatt, endringer i behovet som endres underveis i prosessen, politiske føringer - eller diverse andre forhold som forstyrrer prosessen.

Ved å inkludere risikostyring allerede i planleggingen vil innkjøperen være bedre i stand til å redusere risikoen for at det inntreffer uønskede hendelser. Risikostyring innebærer å kartlegge hvilke risikoelementer som kan påvirke prosessen negativt og utarbeides handlingsplaner for å kunne håndtere ulike hendelser hvis de inntreffer. Risikoelementene må vurderes etter hvor sannsynlig det er at de inntreffer, hvilke konsekvenser de vil ha for prosessen og i hvilken grad det er mulig å kontrollere risikoen.

Risikostyring er systematisk og proaktiv ledelse av potensielle uønskede hendelser, både forutsigbare og uforutsigbare.

Utarbeidelse av en risikostyringsstrategi består av fire steg:

1.Identifisere risiko – hvilke forhold kan skape problemer for prosessen?

2.Klassifisere risikoen - hva er sannsynligheten for at risikoen inntreffer og hvilken konsekvens vil den ha dersom den inntreffer?

3.Identifisere korrigerende tiltak - hva skal gjøres for å redusere sannsynligheten for at risikoen inntreffer og konsekvensen av den?

4.Lage handlingsplaner – hvordan håndterer vi hvis risikoen hvis den likevel inntreffer?

Risiko kan håndteres på flere forskjellige måter og metode bør velges ut fra risikoens alvorlighetsgrad, og i henhold til anskaffelsens kompleksitet og omfang.

·Risiko kan reduseres ved å gjennomføre korrigerende tiltak som påvirker sannsynlighet eller konsekvens, eller begge deler.

·Risiko kan omfordeles internt eller eksternt ved at risiko overføres til eksterne eller interne parter

·Risiko kan unngås ved å endre omfang eller plan for gjennomføring av anskaffelsen.

·Risiko kan deles mellom involverte parter

·Risiko kan bevisst aksepteres

Det kan være store gevinster å hente på å ha en systematisk og strukturert risikoanalyse som kontinuerlig følges opp i alle innkjøpsprosesser, uavhengig av innkjøpets omfang og kompleksitet. Også i relativt enkle innkjøp vil uønskede hendelser kunne medføre forsinkelser og merkostnad dersom disse ikke er identifisert på forhånd. Det er dessuten god trening for innkjøperen å innføre gode rutiner også på de enkle anskaffelsene. Hun vil da være fortrolig med arbeidsmetodikken til det skal gjennomføres komplekse prosesser, hvor risikostyring er helt nødvendig for å gjennomføre et godt innkjøp.

Det er nødvendig med god planlegging for å gjøre gode innkjøp, og særlig gjelder dette i de mer komplekse bygg- og anleggsanskaffelsene. Risikostyring i anskaffelsesprosesser sørger for en mer profesjonell innkjøpsledelse og hindrer at uønskede hendelser får negative konsekvenser for anskaffelsesprosessen. På den måten kan det offentlige spare samfunnet for store kostnader på grunn av feilinnkjøp.