Enorme mengder dokumenter

Plan- og bygningsetaten i Oslo er en av instansene som hvert år mottar og sender ut store mengder papirer. Nå er de i ferd med å digitalisere hele sitt arkiv. Det er ikke mindre enn en bunke på én kilometer som nå skal gjøres digitalt, noe som tilsvarer rundt fire millioner dokumenter. Det er selvsagt en enorm oppgave – men som også vil gjøre vil kunne gi en mer effektiv byggesaksbehandling. I dag er det slik at etaten må finne frem alle dokumentene på en eiendom når en utbygger skal i gang med et prosjekt. Med alle dokumenter digitalisert er målet at hver og en selv kan gå inn og hente ut de nødvendige dokumenter – altså et positivt aspekt for alle parter.

Det finnes opplagt flere etater som tidligere også har gjort og fortsatt gjør en innsats for å gjøre driften mer digital og brukervennlig, men det er også andre som helt klart kunne gjort med for å gjøre sine prosesser enklere og mer effektive, både for dem selv og brukerne.

I løpet av de siste ukene har de vært store utfordringer med tjenesten ByggSøk, som leveres av Direktoratet for byggkvalitet (DiBK). Med systemet nede for telling måtte alle ty til de gammeldagse blankettene, uten mulighet for å benytte det digitale systemet. Med en såpass lang nedetid skapte dette store problemer for en rekke virksomheter. Nå fungerer systemet igjen, men ifølge DiBK selv er ikke systemet fremtidsrettet og en ny løsning bør utvikles. Dette er et arbeid man bør sette i gang for altfor så raskt som mulig. En såpass viktig tjeneste bør ikke være så utsatt for nedetid – og det blir ekstra sårbart når man må hente inn eksperter fra USA og Russland for å fikse problemet. Vi regner med at de nødvendige ressurser blir bevilget for å få på plass en mer varig løsning.