Nye EU-direktiver om offentlige anskaffelser: Går i riktig retning

Både oppdragsgiversiden og leverandørene bruker betydelig tid og kostnader på fremskaffelse og gjennomgang av dokumentasjon. De nye anskaffelsesdirektivene medfører noe forenkling, ved at det i noe omfang er mulig å levere egenerklæringer i stedet for komplett dokumentasjon. Kun vinneren skal levere komplett dokumentasjon. RIF synes dette er positivt og går i riktig retning. Det kunne nok vært foretatt enda større grep både for å redusere kostnadene og tidsforbruket med dokumentasjon i tilbudene og på andre punkter. RIF håper forenklingsutvalget for de nasjonale anskaffelsesreglene i Norge ser på ytterligere muligheter for forenkling som kan spare tid og kostnader.

Større adgang til forhandlinger

Det vil ofte være hensiktsmessig med dialog og kontakt mellom kunde og leverandør, når det skal kjøpes inn tjenester på kompliserte områder. De nye anskaffelsesreglene medfører at adgangen til å bruke konkurranse med forhandlinger øker noe. Dette mener RIF er positivt. Dialog mellom kunde og leverandør er normalt et gode.

Ny prosedyre om innovativt partnerskap

De nye EU-direktivene innfører en ny prosedyre for innovativt partnerskap. Prosedyren er tenkt brukt der oppdragsgivers behov for innovative varer og tjenester ikke lar seg oppfylle med løsninger som allerede er tilgjengelige på markedet. RIF er positive til den nye prosedyren, og håper denne blir brukt av det offentlige.

Også utover den nye prosedyren er RIF opptatt av at det må tilrettelegges for at innkjøperne hensyntar og fremmer innovasjon ved anskaffelsene.

I fortalen til det nye direktivet er det fremhevet at forskning og innovasjon er blant de viktigste drivkreftene for fremtidig vekst, og at disse er satt i sentrum for Europa 2020-strategien for intelligent, bæredyktig og inklusiv vekst. Prioritering av dette under anskaffelsen er iht fortalen avgjørende for å oppnå større effektivitet og kvalitet innenfor bygg- og anleggsektoren, samtidig med håndteringen av samfunnsmessige utfordringer. Dette er syn som RIF deler.

Prioritering av innovasjon gir seg ulike utslag: En slik prioritering tilsier større vektlegging av kvaliteten på personell og tjeneste. Fortalen til direktivet fremhever også økt bruk av muligheten for alternative tilbud.

Miljøhensyn og livssykluskostnader

De nye direktivene klargjør at miljøhensyn og livssykluskostnader kan vektlegges ved ulike sider av anskaffelsen. Blant annet er det synliggjort at dette kan vektlegges ved tildelingen, det er nærmere regulering av miljømerking og bruk av livssykluskostnader.

I fortalen fremheves for eksempel behovet for at de tekniske spesifikasjonene fremmer målsetninger om bæredyktighet. Det nevnes at det derfor må tilrettelegges for at det skal være mulig å gi tilbud som avspeiler mange forskjellige tekniske løsningsmuligheter, standarderer og tekniske spesifikasjoner på markedet.

Medlemsstatene pålegges å ha forholdsregler som sikrer at aktørene ved gjennomføringen av kontrakter overholder miljø, sosiale- og arbeidsmiljøforpliktelser. I direktivets fortale fremheves dette som «særlig viktig».

Direktivet åpner for livssykluskostnadsberegninger, som ikke bare hensyntar omkostninger som transaksjonskostnader, bruk, vedlikehold og bortskaffelse, men også tar med seg kostnader ved eksterne virkninger på miljøområdet. Hvordan livssykluskostnader skal og bør beregnes er gjenstand for diskusjon, og direktivet løser ikke alle spørsmål. Her er det både muligheter og betydelige utfordringer. Det er viktig at direktivet på dette punktet gjennomføres på en måte som gjør at de offentlige oppdragsgivere i større grad hensyntar livssykluskostnader.

RIF er meget positive til at miljø og livssykluskostnader trekkes sterkere inn i anskaffelsene. Dette er temaer som både oppdragsgivere og samfunnet på lang sikt er tjent med at vektlegges høyt.

Utover å gjennomføre reglene, er det etter RIFs syn viktig at det offentlige i veiledere eller instrukser gir klare føringer på at innkjøpere også må bruke denne muligheten til å hensynta miljø og livssykluskostnader. I motsatt fall kan det fryktes at disse viktige forholdene «taper» i kampen om lavest mulig pris på innkjøpstidspunktet.

Muligheter for større fokus på kvalitet

Det har beklageligvis vært mye uklarhet og saker i KOFA om håndteringen av kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier for tilbyders personell.

I det nye direktivet er det klargjort og kodifisert at organiseringen, kvaliteten og erfaringene til tilbudt personell kan anvendes som tildelingskriterium der dette kan ha innflytelse på kvaliteten på kontraktsarbeidet. Direktivet nevner at dette er aktuelt ved intellektuelle tjenester, og fremhever i fortalen som eksempel nettopp konsulent- og arkitektvirksomhet.

RIF er fornøyd med denne klargjøringen. Ingeniørtjenester ligger i kjernen av dette, og hvor kvaliteten på de tjenester som leveres er avgjørende.

RIF er i dialog med store offentlige kunder om å innføre prinsippene bak «Best value procurement» i pilotprosjekter i Norge. Dette er en anskaffelsesmetodikk som fokuserer på innkjøp ved bruk av målbare kriterier for kvalitet, aktiv oppfølgning av risikofaktorer i gjennomføringsfasen, samt mindre detaljstyring av ekspertisen som er engasjert i prosjektet. Til tross for at priskriteriet er tonet vesentlig ned ift tradisjonelle anskaffelsesmetoder har Best Value-prosessen beviselig gitt store kostnadsbesparelser for oppdragsgiver, i størrelsesorden 20 prosent.

Større bruk av elektronisk informasjons- og kommunikasjonsmidler

EU-direktivet legger opp til økt bruk av elektronisk informasjons og kommunikasjonsmidler i offentlige anskaffelser.RIF ser positivt på dette som et middel for å forenkle anskaffelsene og redusere tid og kostnader for alle involverte. En rekke norske oppdragsgivere har allerede kommet langt på dette feltet. Vi ser imidlertid utfordringer ved at det kan eksistere mange og ulike systemer, og at brukervennlighet varierer. Her er det utfordringer fremover.

Oppdeling av kontrakter

De nye direktivene setter krav om at oppdragsgiver skal vurdere muligheten for dele opp kontrakten i mindre delkontrakter. Dette er positivt for små og mellomstore bedrifter.