- ERP er ryggraden

Selskapet har fire Maxbo byggevarehus og et høvleri i Vestfold. I løpet av høsten kommer de til å gå over til Versjon 3. Funksjonaliteten er langt bedre enn tidligere med bl.a. WorkFlow og Cockpits funksjonalitet som vil gi større tilgjengelighet og forbedret arbeidsflyt. WorkFlow gjør det mulig å automatisere manuelle arbeidsoperasjoner.

- På den måten unngår vi menneskelige feil og feilkilder. ERP-systemet har meget god bransjefunksjonalitet og er skreddersydd for butikkenes daglige arbeidsprosesser. Vi kan nå styre varestrømmen bedre fra varene kommer inn på lager til de er fremme hos sluttkunde, sier Husum. Han legger til at man skifter som kjent ikke ut sitt ERP-system like ofte som sin bilpark.

Sterk bransjeløsning

Husum har jobbet 12 år i revisjonsbransjen før han begynte som avdelingsleder hos Ilebrekke Handel AS i juni i fjor. Han har benyttet forskjellige forretningssystemer og mener ASPECT4 Faghandel er en uslåelig bransjeløsning.

- Manuelle operasjoner er erstattet med automatiske kjøringer, noe som forenkler arbeidsprosessene for våre lageroperatører og butikkansatte. Systemet innbefatter alle rutiner og administrative funksjoner fra varemottak, varebestilling, salg, fakturering, reklamasjon og lønn, sier Husum.

Kundetilpassede løsninger

- Våre selgere bruker håndterminaler i trelasthallen til registrering av varer. Informasjonen kan umiddelbart hentes opp i våre kassapunkter. Ved bruk av varemastere får hvert enkelt produkt riktig strekkode, pris og betegnelse, sier Husum. Han kan fortelle at Ilebrekke Handel AS har tatt i bruk EDB Gruppens Internettløsning (B2B) der proffkunder bl.a. kan bestille, se, åpne poster og hente priser.

- Vi benytter også en egen kasseløsning som er en integrert del av ASPECT4 Faghandel. Dermed er alle varer løpende oppdatert i kasser og håndterminaler i forbindelse med kampanjer og prisjusteringer. For oss er kassepunktet avgjørende for kundens oppfatning av oss og her bruker vi mye tid og krefter på å gi nyansatte en grundig opplæring. 

Forenkler bruk av regneark

På spørsmål hvilke forventninger Ilebrekke Handel AS har til ASPECT4 Faghandel versjon 3 som installeres i løpet av høsten, svarer Husum: - Vi regner med at økonomi- og regnskapsmodulene vil forenkle bruken av regneark. I dag må vi gå direkte inn i databasen, hente og laste inn avanserte filer. Med et tastetrykk i Versjon 3 kan vi eksportere lønnsoversikter, kontoplaner, saldolister, varetellinger m.m. over i regneark. På økonomi, ERP og rapporteringssiden vil systemet gjøre våre arbeidsoperasjoner smidigere og forenkle utarbeidelsen av kundetilpassede statistikker, sier Husum.  - I februar går vi i dialog med EDB Gruppen om den videre fremdriften.

Rapporteringsgenerator

En egen rapporteringsgenerator Query Manager kjøres rapporter som viser de fleste hendelser i butikken. - Generatoren gjør det mulig å lage daglige, ukentlige og månedlige rapporter til all slags bruk. Med Work Flow vil vi kunne ha flere prosesser gående i løpet av arbeidsdagen. Her er det mulig å legge inn kontrollfunksjoner for å få overblikk over varestrømmen. Systemet fanger bl.a. opp avvik på bestilte og leverte varer fra våre underleverandører.  Det foreslår også innkjøp av varer og beregner automatisk sesongsvinginger. Innlesing av kampanjer som automatisk spres til avdelingene ekstremt raskt. Både utsalgs- og innkjøpspriser justeres automatisk i kampanjeperioden, påpeker Husum.

RFID identifisering

Noen av verdens største dagligvarekjeder WallMart i USA og Metro Group i Tyskland kjører nå test av RFID. RFID står for Radio Frekvens IDentifikasjon, og fungerer ved at en liten radiobrikke festes til et objekt som skal identifiseres. Målet med dagens RFID-løsninger er å tilby automatisk og sikker avlesning av et identifikasjonsnummer. Det finnes også RFID-brikker som kan lagre data, og som fungerer som trådløse lagringsenheter. - Vår utviklingsavdeling i Danmark har i lang tid forsket på RFID og kan tilby en løsning tilpasset ASPECT4 når markedet tar av. Løsningen kan være ideell på timesalg og på en del kampanjeorienterte varer med store endringer, sier prosjektleder Arve Teigen i EDB Gruppen. Ilebrekke Handel AS er interessert i å få nærmere informasjon om løsningen.

Alvorlig finanskrise

Verden er rammet av en alvorlig finanskrise som påvirker lønnsomheten i mange virksomheter, noe også Ilebrekke merker. - Mange av våre proffe og private kunder sitter på gjerdet og er avventende til hva som skjer i tiden fremover. Paradoksalt nok opplevde vi i 2008 godt salg på dyre varer. Folk legger belegningsstein og parkett og kjøper dyre hagemøbler. Forbrukere er blitt mer prisbevisste og kjøper varige verdier, sier Husum. Han tror justeringene i markedet er sundt for bransjen. - Her vil et godt ERP-system blir avgjørende for vår videre suksess. Det holder styr på varestrømmen, inntjeningen og gjør oss i stand til å yte bedre kundeservice, avslutter han.